Chaque jour il ouvre un dossier pour chaque sinistre déclaré, vérifie que le contrat est en vigueur et que la garantie visée existe, liste les pièces à réunir, tient un tableau de bord de tous les dossiers en cours avec l'étape où chacun se trouve, relance les compagnies et les experts dont la réponse tarde, prépare les messages d'information à l'assuré et les soumet à votre accord, puis constate le règlement et propose la clôture. Il ne décide jamais d'une prise en charge ni d'un montant : il prépare, vous tranchez. Tout son travail est consultable dans le dossier « sinistres » de votre poste. Il ne connaît que ce que vous lui ouvrez : vos contrats, votre messagerie, votre logiciel de gestion.
Ce qu'il fait chaque jour
- Ouvrir le dossier de sinistreÀ chaque déclaration reçue, crée le dossier (numéro, assuré, contrat, date et nature de l'événement), vérifie que le contrat était en vigueur et qu'une garantie correspond, et dresse la liste des pièces à réunir.
- Tenir le tableau de bord des sinistres en coursChaque matin, met à jour l'étape, la prochaine action et sa date pour chaque dossier ouvert, et signale ceux qui n'ont pas bougé depuis le délai fixé par l'utilisateur.
- Relancer les compagnies et les expertsPour chaque dossier en attente d'une réponse de compagnie ou d'un rapport d'expert depuis plus longtemps que le délai fixé, prépare une relance avec référence, historique et question précise, et la soumet à validation.
- Préparer l'information de l'assuréÀ chaque changement d'étape, rédige pour l'assuré un message clair sur ce qui vient d'être fait, ce qui est attendu de lui et la suite, sans engager le cabinet sur une prise en charge ou un montant ; envoi après accord.
- Lire et classer les pièces reçuesLit les constats, photos, devis, factures et rapports reçus, en extrait les éléments utiles au dossier (dates, montants, parties, dommages décrits) et les classe dans le dossier du sinistre concerné.
- Préparer la clôture du dossierQuand un règlement est constaté ou qu'un refus écrit est reçu, rassemble les pièces finales, rédige la note de clôture et la soumet à validation ; le dossier reste ouvert tant que l'accord n'est pas donné.
- Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les dossiers ouverts et fermés du jour, ceux qui attendent une décision et ceux qui bloquent, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Prima Solutions
J'ouvre le dossier de sinistre, j'y consigne chaque pièce et chaque échange, et je prépare sa clôture. - Guidewire
Je tiens le même dossier de sinistre chez les assureurs équipés Guidewire. - Microsoft 365
Je tiens le tableau de bord des sinistres en cours et je rédige relances et courriers aux assurés. - SharePoint
Je classe les pièces reçues sous la référence du sinistre. - Ringover
Je rappelle l'assuré et l'expert quand un dossier attend une réponse, et je consigne l'appel au dossier.
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