Dans un multi family office ou un single family office, le family officer coordonne tout ce qui touche au patrimoine d'une famille fortunée : il produit le reporting consolidé à partir des relevés de toutes les banques, contrôle les opérations et la tarification bancaire, suit les gestionnaires mandatés et mène les appels d'offres, établit et suit le budget et la trésorerie de la famille, contrôle les structures juridiques et fiscales et coordonne avocats, notaires et conseils. Cet agent tient la mécanique : collecte des relevés, consolidation, contrôle des frais au regard des conditions négociées, tableaux de trésorerie, base des mandats, comptes rendus et relances des prestataires. Il ne passe aucun ordre, ne choisit aucun gestionnaire et ne signe rien pour la famille.
Ce qu'il fait chaque jour
- Collecter les relevés de toutes les banquesRassembler les relevés de positions et d'opérations de chaque banque, dépositaire et structure, et lister ceux qui manquent.
- Produire le reporting consolidéConsolider allocation, performance par gestionnaire et écarts à l'allocation cible et aux contraintes de chaque mandat.
- Contrôler les opérations et les frais bancairesComparer les frais facturés par chaque banque aux conditions négociées de la base des mandats et lister les écarts.
- Suivre le budget et la trésorerie de la familleTenir le budget de la famille et le prévisionnel de trésorerie avec impôts, appels de fonds et grandes dépenses.
- Tenir l'échéancier des structures juridiquesSuivre assemblées, comptes annuels et déclarations des sociétés civiles et holdings de la famille, avec leurs dates.
- Rédiger les comptes rendus et relancer les prestatairesÉcrire le compte rendu de chaque rendez-vous, mettre à jour la liste des actions et relancer les conseils et banques.
- Préparer un appel d'offres de gestionnairesRédiger le cahier des charges et comparer les réponses des gestionnaires : frais, performance, reporting, conflits d'intérêts.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Wealthcome
J'agrège dans Wealthcome les comptes des différentes banques de la famille pour préparer la consolidation. - Harvest O2S
Je reprends dans Harvest O2S la vue patrimoniale de la famille et ses structures. - Microsoft 365
Je consolide dans Excel le reporting, les frais et la trésorerie, et je rédige dans Word les comptes rendus. - WIZE by TeamWork
Je travaille dans WIZE by TeamWork, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - Addepar
Je travaille dans Addepar, l'outil que les professionnels de mon métier emploient. - Masttro
Je travaille dans Masttro, l'outil que les professionnels de mon métier emploient.
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