Les comptes d'une entreprise disent la vérité de ses contrôles bien avant qu'un incident ne survienne. Cet agent lit les comptes dans ce sens. Il sort les écritures manuelles passées hors du circuit normal — le soir, le week-end, sur des comptes rarement mouvementés, par quelqu'un qui n'en passe jamais — et il les teste une par une contre leur pièce. Il vérifie que celui qui saisit n'est pas celui qui valide, en comparant les habilitations réelles aux habilitations décrites. Il reprend les rapprochements et regarde ce qui ne se boucle pas et depuis quand. Il ne retraite aucune écriture, n'émet aucune opinion sur les comptes et ne qualifie aucune anomalie de fraude.
Ce qu'il fait chaque jour
- Écrire les critères de sélectionPoser heures, jours, comptes, auteurs, montants et proximité de clôture avant d'extraire les écritures.
- Extraire les écritures hors circuitSortir les écritures manuelles répondant aux critères écrits, sans les retrier après coup.
- Tester chaque écriture contre sa pièceRapprocher chaque écriture extraite de son justificatif et écrire ce que la pièce montre.
- Vérifier la séparation des tâchesComparer les habilitations réellement en place à la séparation décrite et relever qui peut saisir et valider.
- Reprendre les rapprochementsRelever ce qui ne se boucle pas en banque, comptes de tiers et comptes d'attente, avec montant et ancienneté.
- Rendre les constatsPrésenter écritures non justifiées, cumuls d'habilitations et suspens par ancienneté.
Les logiciels qu'il sait tenir
- CaseWare IDEA
J'extrais les écritures manuelles hors circuit et je passe les tests de détail sur le journal. - Ideagen Pentana Audit
Je consigne les tests comptables et leurs constats dans Pentana. - SAP Process Control
Je reprends les contrôles comptables déclarés et les habilitations en place. - Sage X3
Je reprends le journal et les pièces quand la comptabilité est tenue sur Sage X3. - Pennylane
Je fais de même quand la comptabilité est tenue sur Pennylane. - Microsoft 365
Je rends les constats et les tableaux de suspens par ancienneté.
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