Dans un garage indépendant, la même personne encaisse, répond au téléphone, commande les pièces et parfois répare. Chaque appel entrant arrive donc au pire moment et se solde de deux façons, toutes deux coûteuses : soit quelqu'un s'arrête de travailler pour décrocher, et l'intervention en cours perd un quart d'heure, soit personne ne décroche, et le client appelle le garage suivant, qui prend le rendez-vous. Le calcul est rarement fait : un appel manqué vaut une révision, parfois une réparation entière, et un garage en rate plusieurs par jour aux heures où l'atelier tourne. Le comptoir est donc le véritable goulet d'étranglement du métier, bien avant le nombre de ponts ou de mécaniciens. Cet agent tient ce comptoir : il répond, il qualifie, il note, et il ne dérange l'atelier que lorsqu'il n'y a pas d'autre solution.
Ce qu'il fait chaque jour
- Répondre aux appelsPrendre les appels entrants, identifier le véhicule et noter la demande.
- Traiter les messages écritsRépondre aux courriels et aux messages reçus par le garage dans la journée.
- Qualifier la demandeRecueillir véhicule, propriétaire, symptôme et degré d'urgence de la demande.
- Préparer les questions à l'atelierRassembler les éléments pour qu'un mécanicien réponde en une minute.
- Informer sur l'avancementRenseigner les clients sur l'état de leur véhicule sans solliciter l'atelier.
- Tenir les engagements de rappelRappeler dans le délai annoncé les clients dont la réponse était différée.
- Tenir le registre des demandesConsigner chaque demande entrante, sa suite et son issue réelle.
- Signaler les affaires perduesRemonter les demandes non abouties avec leur motif et le délai écoulé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Vulcain
Je consulte véhicules, clients et interventions dans Vulcain. - Movalib
Je traite les demandes entrantes du garage dans Movalib. - Microsoft 365
Je tiens le registre des demandes et des rappels promis. - Cilea MasterCar
Je retrouve l'historique du véhicule et de son propriétaire. - Vroomly Pro
Je reçois et je qualifie les demandes venues de Vroomly. - iDGarages Pro
Je traite les demandes arrivées par iDGarages. - Datafirst
Je consulte les dossiers clients quand Datafirst est en place. - Sellsy
Je consigne les demandes et leurs suites dans Sellsy. - Sinari DMS
Je retrouve les ordres de réparation ouverts sur le véhicule.
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