Assistant de direction pour transport sanitaire et ambulance

Missions prescrites et remboursées, agrément préfectoral et équipages qualifiés à planifier en garde.

Dans une entreprise de transport sanitaire et ambulance, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier ce qui monte et ce qui redescendLire chaque élément arrivé sur les canaux du dirigeant, ne faire monter que ce qui exige son arbitrage avec contexte, enjeu et décision attendue, et préparer la redirection du reste vers la bonne personne.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousMonter la veille au soir, pour chaque rendez-vous du lendemain, une page donnant l'interlocuteur et sa qualité, le dernier échange, les points restés ouverts et l'objectif de la rencontre.
Extraire les décisions et les actionsTirer des notes ou de l'enregistrement d'une réunion deux listes séparées, les décisions telles qu'elles ont été formulées et les actions avec leur responsable et leur date, en signalant celles qui restent à préciser.
Relancer les actions en retardComparer les actions ouvertes à leur date annoncée, préparer en brouillon la relance de chaque responsable en retard et présenter au dirigeant celles qui glissent une seconde fois.
Rendre le point du soirÉcrire chaque fin de journée ce qui monte le lendemain, ce qui a été redirigé et repris, les actions closes et les actions en retard avec le nom de leur responsable, en une page.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport sanitaire et ambulance.

Vocabulaire

Agrément de transport sanitaire: Autorisation d'exercer délivrée par l'agence régionale de santé, avec un nombre de véhicules par catégorie : elle se perd si les conditions cessent.
Prescription médicale de transport: Document du médecin qui indique le mode de transport nécessaire : elle conditionne la prise en charge et ne se choisit pas par le transporteur.
Véhicule sanitaire léger: Catégorie destinée aux patients assis, avec un seul conducteur : elle ne remplace pas une ambulance quand la prescription l'exige.
Garde ambulancière: Permanence organisée par secteur et par plage horaire : elle est obligatoire pour les entreprises désignées et mobilise un équipage entier.
Équipage: L'ambulance exige deux personnes dont un diplômé : un départ à un seul équipier est une faute, même pour un transport qui paraît simple.
Désinfection entre deux transports: Protocole appliqué après chaque patient, avec traçabilité : c'est ce qui sépare un transport sanitaire d'un simple transport de personnes.

Documents

Agrément délivré par l'agence régionale de santé: Indique les véhicules autorisés par catégorie : transporter avec un véhicule non agréé expose au retrait de l'agrément.
Prescription médicale de transport: Conservée et jointe à la facturation : sans elle, la course n'est pas prise en charge et devient un indu à rembourser.
Diplômes et attestations de l'équipage: Chaque membre a son titre et ses recyclages à jour : un équipage incomplet ou périmé interdit le départ.
Registre de désinfection des véhicules: Trace les opérations entre deux transports : il est contrôlé et il protège l'entreprise en cas de suspicion de contamination.

Règles

Une ambulance part avec un équipage complet dont un membre diplômé : partir à un seul équipier est une faute, quelle que soit l'urgence.

Le mode de transport est celui qu'indique la prescription médicale : le remplacer par un véhicule moins équipé expose le patient et l'entreprise.

La désinfection entre deux patients s'effectue et se trace : c'est une obligation sanitaire, pas une bonne pratique facultative.

La garde attribuée se tient : laisser un secteur sans équipage pendant sa plage engage la responsabilité de l'entreprise.

Spécificités

Catégorie de véhicule: Elle dit l'équipement embarqué, l'équipage exigé et les transports que le véhicule est autorisé à assurer.
Kilomètres facturables: La tarification conventionnée combine un forfait et des kilomètres : le trajet facturable n'est pas toujours celui qui a été parcouru.
Plages de garde: Unité de la permanence organisée : une garde mobilise un équipage et un véhicule entiers, disponibles et non affectés ailleurs.
Le service hospitalier: Commande les transports au fil de la journée et change les horaires : il attend un véhicule disponible, pas une explication sur le planning.
Le patient et sa famille: Sont inquiets et attendent ponctualité et explications simples : le trajet fait partie du soin, pas seulement du transport.
L'agence régionale de santé: Délivre l'agrément, organise la garde et contrôle les équipages et les véhicules : un manquement peut coûter l'agrément.
La caisse d'assurance maladie: Rembourse sur pièces : une prescription incomplète ou un mode de transport non justifié se solde par un indu réclamé plus tard.; Les transports programmés vers les consultations et les dialyses occupent la journée à horaires fixes, du lundi au vendredi.; La garde couvre les nuits, les week-ends et les jours fériés : elle se planifie par secteur et ne peut jamais rester vacante.; Les sorties d'hospitalisation se décident en fin de matinée : elles arrivent toutes ensemble et bousculent le planning établi.