Gestionnaire de dossiers pour transport sanitaire et ambulance

Missions prescrites et remboursées, agrément préfectoral et équipages qualifiés à planifier en garde.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport sanitaire et ambulance.

Vocabulaire

Agrément de transport sanitaire: Autorisation d'exercer délivrée par l'agence régionale de santé, avec un nombre de véhicules par catégorie : elle se perd si les conditions cessent.
Prescription médicale de transport: Document du médecin qui indique le mode de transport nécessaire : elle conditionne la prise en charge et ne se choisit pas par le transporteur.
Véhicule sanitaire léger: Catégorie destinée aux patients assis, avec un seul conducteur : elle ne remplace pas une ambulance quand la prescription l'exige.
Garde ambulancière: Permanence organisée par secteur et par plage horaire : elle est obligatoire pour les entreprises désignées et mobilise un équipage entier.
Équipage: L'ambulance exige deux personnes dont un diplômé : un départ à un seul équipier est une faute, même pour un transport qui paraît simple.
Désinfection entre deux transports: Protocole appliqué après chaque patient, avec traçabilité : c'est ce qui sépare un transport sanitaire d'un simple transport de personnes.

Documents

Agrément délivré par l'agence régionale de santé: Indique les véhicules autorisés par catégorie : transporter avec un véhicule non agréé expose au retrait de l'agrément.
Prescription médicale de transport: Conservée et jointe à la facturation : sans elle, la course n'est pas prise en charge et devient un indu à rembourser.
Diplômes et attestations de l'équipage: Chaque membre a son titre et ses recyclages à jour : un équipage incomplet ou périmé interdit le départ.
Registre de désinfection des véhicules: Trace les opérations entre deux transports : il est contrôlé et il protège l'entreprise en cas de suspicion de contamination.

Règles

Une ambulance part avec un équipage complet dont un membre diplômé : partir à un seul équipier est une faute, quelle que soit l'urgence.

Le mode de transport est celui qu'indique la prescription médicale : le remplacer par un véhicule moins équipé expose le patient et l'entreprise.

La désinfection entre deux patients s'effectue et se trace : c'est une obligation sanitaire, pas une bonne pratique facultative.

La garde attribuée se tient : laisser un secteur sans équipage pendant sa plage engage la responsabilité de l'entreprise.

Spécificités

Catégorie de véhicule: Elle dit l'équipement embarqué, l'équipage exigé et les transports que le véhicule est autorisé à assurer.
Kilomètres facturables: La tarification conventionnée combine un forfait et des kilomètres : le trajet facturable n'est pas toujours celui qui a été parcouru.
Plages de garde: Unité de la permanence organisée : une garde mobilise un équipage et un véhicule entiers, disponibles et non affectés ailleurs.
Le service hospitalier: Commande les transports au fil de la journée et change les horaires : il attend un véhicule disponible, pas une explication sur le planning.
Le patient et sa famille: Sont inquiets et attendent ponctualité et explications simples : le trajet fait partie du soin, pas seulement du transport.
L'agence régionale de santé: Délivre l'agrément, organise la garde et contrôle les équipages et les véhicules : un manquement peut coûter l'agrément.
La caisse d'assurance maladie: Rembourse sur pièces : une prescription incomplète ou un mode de transport non justifié se solde par un indu réclamé plus tard.; Les transports programmés vers les consultations et les dialyses occupent la journée à horaires fixes, du lundi au vendredi.; La garde couvre les nuits, les week-ends et les jours fériés : elle se planifie par secteur et ne peut jamais rester vacante.; Les sorties d'hospitalisation se décident en fin de matinée : elles arrivent toutes ensemble et bousculent le planning établi.