Assistant de direction pour transport ferroviaire, sur Microsoft 365

Trains tracés au graphique un an à l'avance, conduits par des agents habilités ligne par ligne, et rames entretenues au kilomètre dans des technicentres qui doivent rendre le parc disponible.

Dans une entreprise de transport ferroviaire, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier ce qui monte et ce qui redescendLire chaque élément arrivé sur les canaux du dirigeant, ne faire monter que ce qui exige son arbitrage avec contexte, enjeu et décision attendue, et préparer la redirection du reste vers la bonne personne.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousMonter la veille au soir, pour chaque rendez-vous du lendemain, une page donnant l'interlocuteur et sa qualité, le dernier échange, les points restés ouverts et l'objectif de la rencontre. Dans Microsoft 365.
Extraire les décisions et les actionsTirer des notes ou de l'enregistrement d'une réunion deux listes séparées, les décisions telles qu'elles ont été formulées et les actions avec leur responsable et leur date, en signalant celles qui restent à préciser. Dans Microsoft 365.
Relancer les actions en retardComparer les actions ouvertes à leur date annoncée, préparer en brouillon la relance de chaque responsable en retard et présenter au dirigeant celles qui glissent une seconde fois. Dans Microsoft 365.
Rendre le point du soirÉcrire chaque fin de journée ce qui monte le lendemain, ce qui a été redirigé et repris, les actions closes et les actions en retard avec le nom de leur responsable, en une page. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur transport ferroviaire.

Vocabulaire

Sillon: Capacité d'infrastructure attribuée à un train pour circuler d'un point à un autre à une heure donnée, demandée au gestionnaire du réseau.
Service annuel: Période de validité des horaires, qui change à la mi-décembre : les sillons se demandent près d'un an avant.
Graphique de circulation: Représentation espace-temps des trains d'une ligne, sur laquelle l'horairiste vérifie qu'aucun sillon n'entre en conflit.
Roulement: Enchaînement des journées de service d'un agent ou des missions d'une rame, construit à partir de la grille horaire.
Connaissance de ligne: Habilitation d'un conducteur à circuler sur une ligne donnée ; sans elle, il ne conduit pas ou se fait accompagner d'un pilote.
Gamme de maintenance: Suite d'opérations, de temps et de pièces pour entretenir une série de trains, écrite par les méthodes du technicentre.
Technicentre: Centre de maintenance du matériel roulant, où les rames sont immobilisées pour leurs opérations préventives et correctives.

Documents

Document de référence du réseau: Publié par le gestionnaire d'infrastructure : règles et calendrier de demande des sillons, tarifs et capacités offertes.
Grille horaire: Horaires de tous les trains d'un service, base des roulements du personnel et du matériel et de l'information voyageurs.
Commande du personnel: Affectation de chaque agent à sa journée du lendemain, avec les journées non couvertes signalées.
Plan de maintenance de la série: Opérations à réaliser au kilomètre et au temps pour chaque série de matériel, décliné en gammes par les méthodes.
Dossier de modification: Décrit une modification du matériel ou d'une gamme avec son analyse de risque, à valider avant toute application.

Règles

Aucun conducteur ne circule sur une ligne ou un matériel dont sa connaissance ou son attestation n'est pas valide.

Une journée de service ne dépasse jamais l'amplitude et ne réduit jamais les repos fixés par l'accord collectif de la branche ferroviaire.

Une gamme ou un pas de maintenance touchant un organe de sécurité ne change qu'après analyse de risque et validation de l'entité en charge de l'entretien.

Un sillon ne se trace pas sur une capacité réservée aux travaux sans accord écrit.

Spécificités

Train-kilomètre: Distance parcourue par les trains : base des péages d'infrastructure, des échéances de maintenance et de la production.
Marge de régularité: Temps ajouté au parcours théorique, en pourcentage ou en minutes, pour absorber les petits retards.
Taux de disponibilité du parc: Part des rames disponibles à l'heure demandée : engagement contractuel du mainteneur envers l'exploitant.
Le gestionnaire d'infrastructure: Attribue les sillons selon son document de référence et réserve des capacités pour les travaux : il attend des demandes complètes et à date.
L'autorité organisatrice: Région ou État commanditaire d'un service voyageurs : elle attend l'offre prévue, la ponctualité et le matériel disponible.
Le conducteur de train: Attend une journée de service conforme aux règles de repos, sur des lignes et un matériel qu'il connaît, communiquée à temps.
Le chargeur fret: Veut un sillon tenu, un train formé à l'heure et une information rapide en cas de retard ou de suppression.
L'atelier du technicentre: Attend des gammes exécutables dans le temps d'immobilisation, des pièces prêtes et des échéances lisibles.; Le service annuel change à la mi-décembre ; les demandes de sillons se déposent près d'un an avant, puis viennent les adaptations.; Les travaux de l'infrastructure ferment des voies par fenêtres planifiées, qui obligent à dévier, décaler ou supprimer des trains.; La commande du personnel se fait chaque jour pour le lendemain, et les remplacements se règlent jusqu'au départ du train.; Les rames passent en technicentre selon leurs échéances, souvent de nuit, pour être rendues disponibles au premier train du matin.