Assistant achats pour spectacle vivant, sur Microsoft 365

Créations portées par des intermittents engagés au cachet, vendues en cession à des lieux qui programment un an à l'avance, dans des salles recevant du public.

Dans une entreprise de spectacle vivant, ce poste s'appelle « Achats et locations techniques » (production et technique).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Cadrer le besoin avant de consulterÉcrire ce qui est réellement demandé — quantité, spécification, date, lieu de livraison, budget — et poser la question quand le besoin reste flou, avant toute consultation. Dans Microsoft 365.
Consulter les fournisseursPréparer la même demande de prix pour tous les fournisseurs référencés de la famille concernée et la soumettre au responsable, qui l'envoie au même moment à chacun.
Comparer les offres à critères égauxMettre les offres reçues dans un même tableau avec prix, délai, garantie, règlement, port et exclusions, en signalant les cases vides sans jamais les combler ni classer les offres. Dans Microsoft 365.
Suivre les livraisonsRelancer les commandes dont la date approche sans confirmation, enregistrer les livraisons partielles comme partielles et tenir à jour la date attendue de chaque reliquat. Dans Microsoft 365.
Rapprocher commande, réception et factureComparer les trois documents sur la quantité, la référence, le prix unitaire et les conditions, et arrêter toute facture présentant un écart en ouvrant un litige avec les pièces jointes. Dans Microsoft 365.
Rendre le point achatsDonner chaque semaine les commandes en cours, les livraisons en retard avec leur ancienneté et les litiges ouverts avec le montant bloqué. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur spectacle vivant.

Vocabulaire

Contrat de cession: La vente d'un spectacle à un organisateur pour un prix fixe par représentation, défraiements écrits à part.
Coréalisation: Le partage de la recette de billetterie entre la compagnie et le lieu, à la place d'un prix de cession.
Fiche technique: Le document qui dit ce que le spectacle exige du lieu : plateau, grill, lumière, son, loges, temps de montage.
Service: L'unité de travail des équipes techniques : montage, réglage, raccord, représentation ou démontage.
Cachet: La rémunération forfaitaire d'un artiste pour une représentation ou une répétition, déclarée en heures.
Entrepreneur de spectacles: Le statut déclaré qui permet d'employer des artistes ; sans lui, un organisateur passe par le guichet unique.

Documents

Fiche technique et plan de feux: Les exigences du spectacle, comparées au lieu avant chaque accueil.
Contrat d'engagement: Le contrat de chaque artiste ou technicien intermittent, avec sa déclaration préalable à l'embauche.
Feuille de route: Le document de tournée : transports, hébergements, horaires et contacts pour chaque date.
Registre de sécurité: Le registre du lieu où se consignent vérifications périodiques et passages de la commission de sécurité.
Dossier de diffusion: La présentation du spectacle envoyée aux programmateurs, avec extraits et conditions.

Règles

Aucun artiste ni technicien ne répète ou ne joue sans contrat et déclaration préalable à l'embauche.

Aucune date n'est confirmée avec un organisateur dont la situation d'entrepreneur de spectacles n'est pas vérifiée.

La jauge et les règles de sécurité du lieu ne se négocient pas pour un spectacle.

L'agent ne signe aucun contrat et ne fixe aucun prix : il prépare, vérifie et relance.

Spécificités

représentation: L'unité de vente et de paie : prix de cession, cachets et défraiements se comptent par représentation.
service: L'unité du planning technique, de quatre heures en général, qui fixe équipes et horaires.
saison: L'unité de programmation des lieux, décidée environ un an avant son ouverture.
Programmateur de salle ou de festival: Attend un spectacle qu'il a pu voir, un prix clair et une fiche technique compatible avec son plateau.
Artistes et techniciens intermittents: Attendent un contrat signé avant de travailler, des cachets déclarés et un planning qui respecte les repos.
Financeurs publics: Attendent des dossiers de subvention complets et des bilans d'activité et financiers à l'échéance.
Commission de sécurité: Attend un registre tenu, des vérifications à jour et une jauge respectée.; Les lieux arrêtent leur saison un an à l'avance : la diffusion se joue longtemps avant les dates.; Les créations se répètent en résidence sur des semaines, puis partent en tournée par séries de dates.; Les éléments de paie et les déclarations sociales des intermittents se font chaque mois.; Montage, représentation et démontage se succèdent parfois dans la même journée.