Agent de contrôle documentaire pour restauration collective

Marchés pluriannuels, convives comptés chaque jour, plans alimentaires et allergènes à respecter.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur restauration collective.

Vocabulaire

Convive: La personne servie sur un site : c'est l'unité de comptage, de facturation et de dimensionnement des effectifs.
Marché public: Le contrat pluriannuel qui confie la restauration d'une collectivité, avec ses pénalités et ses obligations d'approvisionnement.
Plan alimentaire: Le cadre des menus sur plusieurs semaines, qui applique les fréquences nutritionnelles réglementaires par catégorie de plat.
Liaison froide: La production refroidie rapidement puis remise en température sur site : elle impose des températures strictes à chaque étape.
Plat témoin: L'échantillon de chaque plat servi, conservé au froid plusieurs jours ; il est obligatoire et permet d'analyser une intoxication.
Approvisionnement durable: La part de produits durables et sous signe de qualité imposée à la restauration collective, à justifier chaque année.

Documents

Plan de maîtrise sanitaire: Le document qui décrit la marche en avant, les autocontrôles, le plan de nettoyage et le traitement des non-conformités.
Menu affiché et fiche d'allergènes: Le menu porté à la connaissance des convives avec les allergènes par plat, transmis aussi aux familles pour les enfants.
Projet d'accueil individualisé: Le document qui organise le repas d'un convive allergique ou sous régime médical, signé avec la famille et le médecin.
Relevé de refroidissement et de remise en température: Le suivi des températures de la production au service, pièce maîtresse de tout contrôle sanitaire.
Bilan annuel des approvisionnements: L'état des parts de produits durables et sous signe de qualité, à transmettre au donneur d'ordre à date fixe.

Règles

Les plats témoins sont prélevés et conservés à chaque service : leur absence interdit toute analyse en cas d'intoxication.

Un projet d'accueil individualisé s'applique sans écart : une substitution improvisée peut être mortelle.

Les fréquences nutritionnelles et les grammages réglementaires s'appliquent au plan alimentaire, pas seulement sur le papier.

L'agent ne modifie aucun menu et ne valide aucune substitution de produit : il prépare, relève les écarts et alerte.

Spécificités

repas servi: L'unité de facturation du marché et de suivi du coût de revient, comptée chaque jour et par site.
grammage par convive: La quantité réglementaire par catégorie d'âge, qui commande les commandes et la préparation.
coût denrées par repas: La part des achats dans le prix du repas, suivie de près parce que le prix du marché, lui, ne bouge pas.
Collectivité donneuse d'ordre: Attend les engagements du marché tenus au repas près, les bilans à date et une réponse écrite à chaque réclamation.
Famille d'un convive: Attend un menu lisible, des allergènes fiables et un protocole respecté à la lettre pour son enfant.
Équipe de cuisine centrale: Attend les effectifs du jour tôt le matin et les changements de menu annoncés avant le lancement de la production.
Services vétérinaires: Attendent des plats témoins conservés, des relevés de températures complets et une traçabilité qui remonte au fournisseur.; Les effectifs se comptent chaque matin et ajustent la production du jour même : un écart se paie en gaspillage ou en manque.; Les menus se bâtissent par cycle de plusieurs semaines et passent en commission avant d'être servis.; Les vacances scolaires vident les sites et les rentrées les remplissent d'un coup, avec la même équipe.; Le marché se renouvelle tous les trois ou quatre ans et se prépare longtemps avant sa date de fin.