Opérateur de saisie comptable pour recouvrement de créances

Mandats de recouvrement encadrés, relances graduées et fonds encaissés pour le compte d'autrui.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Saisir les pièces du jourReporter pour chaque pièce la date, le numéro, l'émetteur, les montants, la TVA et la devise tels qu'ils figurent, sans arrondi ni complément de mémoire.
Contrôler la cohérence des piècesVérifier que le total correspond à la somme des lignes, que la TVA correspond aux taux annoncés et que la devise est celle indiquée, et enregistrer en anomalie tout écart constaté.
Détecter les doublonsComparer chaque pièce aux pièces déjà saisies par émetteur et numéro, puis par montant et date, et suspendre la saisie de toute pièce en doublon possible.
Signaler les champs illisibles et les tiers inconnusMarquer champ par champ ce qui n'est pas lisible et signaler les émetteurs absents du référentiel avec les coordonnées lues, sans jamais créer un tiers.
Rendre le compte de la saisieDonner chaque jour le nombre de pièces saisies, les anomalies avec leur motif, les doublons possibles et les champs restés illisibles.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur recouvrement de créances.

Mandat de recouvrement: L'écrit du créancier qui autorise à agir ; sans lui, aucune démarche n'est possible.
Recouvrement amiable: La phase sans contrainte : on demande, on propose, on négocie, mais on ne peut rien imposer.
Relance graduée: La suite d'interventions de plus en plus fermes, dont chacune se date et se conserve.
Mise en demeure: La demande formelle qui marque la fin de la phase amiable et fait courir certains effets.
Compte dédié: Le compte bancaire affecté exclusivement aux fonds encaissés pour les mandants, jamais mêlé à la trésorerie.
Échéancier: L'accord de paiement fractionné consenti au débiteur, qui doit être écrit et suivi à chaque échéance.
Créance prescrite: Une créance trop ancienne pour être exigée en justice ; le savoir change toute l'approche.
Contestation: L'opposition du débiteur sur le fond, qui suspend la démarche amiable et renvoie au créancier.

Mandat écrit du créancier: Il nomme la créance, son montant et les pouvoirs confiés, et doit précéder toute démarche.
Décompte détaillé de la créance: Principal, intérêts et frais séparés, remis au débiteur qui en fait la demande.
Historique des relances: Chaque contact daté et consigné, seule preuve de la diligence et seule protection en cas de plainte.
Accord d'échéancier signé: Il formalise le plan de paiement accepté et évite la contestation à la première mensualité manquée.

Aucune démarche sans mandat écrit du créancier : agir sans mandat expose l'entreprise et invalide tout ce qui suit.

Aucune menace de mesure qu'on n'a pas le pouvoir d'exercer : en phase amiable, il n'existe ni saisie ni contrainte.

Les fonds encaissés vont sur le compte dédié aux mandants et ne se mêlent jamais à la trésorerie de l'entreprise.

Une créance contestée sur le fond s'arrête et retourne au créancier : la trancher n'appartient pas au recouvreur.

Dossiers en portefeuille: La charge réelle du service, dont chacun porte son historique et son délai de prescription.
Taux de recouvrement: La part effectivement encaissée, indicateur qui décide de la valeur du service pour le créancier.
Jours avant prescription: Le compte à rebours qui décide s'il reste possible d'agir en justice sur la créance.
Le créancier mandant: Il veut son argent vite et pousse à durcir le ton au-delà de ce que le cadre légal autorise.
Le débiteur: Il est parfois de bonne foi et sans moyens ; distinguer l'incapacité du refus change toute la démarche.
L'huissier ou commissaire de justice: Il prend le relais quand un titre exécutoire existe ; avant, il n'y a pas de contrainte possible.
Les autorités de contrôle: Elles encadrent l'activité et sanctionnent les pratiques abusives signalées par les débiteurs.; Une créance récente se recouvre bien mieux qu'une créance ancienne : le délai d'entrée en action fait le résultat.; Les relances suivent un rythme régulier et documenté : espacées, elles s'oublient ; trop rapprochées, elles deviennent abusives.; Les fins de mois et les périodes de versement de revenus sont les moments où un accord de paiement a le plus de chances.