Agent de contrôle documentaire pour portage salarial

Employeur des consultants portés, avec facturation client et paie liées, et garantie financière obligatoire.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur portage salarial.

Vocabulaire

Salarié porté: Le consultant qui trouve ses propres clients et devient salarié de l'entreprise de portage pour les facturer.
Entreprise de portage: L'employeur juridique, qui facture le client, verse la paie et porte les obligations sociales.
Contrat de prestation: L'accord entre l'entreprise de portage et le client, distinct du contrat de travail du porté.
Compte d'activité: Le relevé individuel qui montre facturé, frais de gestion, charges et salaire net du porté.
Frais de gestion: Le pourcentage prélevé par l'entreprise de portage, principal critère de comparaison entre acteurs.
Garantie financière: La couverture obligatoire qui assure le paiement des salaires en cas de défaillance de l'entreprise de portage.
Rémunération minimale: Le plancher conventionnel en dessous duquel une mission ne peut pas être portée.
Autonomie du porté: Le principe fondateur : le porté trouve et négocie ses missions ; l'entreprise de portage ne les lui fournit pas.

Documents

Contrat de travail en portage: Il lie le porté à l'entreprise de portage et précise la mission, sa durée et la rémunération prévue.
Contrat de prestation avec le client: Signé entre l'entreprise de portage et le client final, il fixe le prix, le périmètre et les conditions de paiement.
Compte d'activité mensuel: Il détaille facturation, frais, charges et net, et se remet au porté chaque mois sans qu'il le demande.
Attestation de garantie financière: Elle rassure les portés et les clients sur la capacité de l'entreprise à honorer les salaires.

Règles

L'entreprise de portage ne fournit pas de mission au porté : c'est lui qui trouve et négocie, sinon ce n'est plus du portage.

Seules les prestations autorisées par le cadre légal se portent : les activités de services à la personne en sont exclues.

La rémunération minimale conventionnelle s'applique : une mission qui ne l'atteint pas ne peut pas être acceptée.

Le compte d'activité se remet chaque mois au porté, détaillé : l'opacité sur les frais est le premier motif de litige.

Spécificités

Portés actifs: Le nombre de consultants facturant dans le mois, indicateur d'activité réelle de l'entreprise.
Taux de frais de gestion: Le pourcentage prélevé, qui se compare entre acteurs et décide souvent du choix du porté.
Chiffre facturé par porté: Le volume d'activité individuel, base du calcul de la paie et des charges du mois.
Le consultant porté: Il veut le net le plus élevé possible et compare les frais de gestion sans toujours voir ce qu'ils couvrent.
Le client final: Il achète une prestation intellectuelle et traite contractuellement avec l'entreprise de portage, pas avec le consultant.
L'inspection du travail: Elle vérifie que le portage n'est pas utilisé pour masquer un lien de subordination ou une activité interdite.
L'organisme de garantie financière: Il couvre le paiement des salaires et impose des conditions financières à l'entreprise de portage.; La paie du porté dépend de l'encaissement client : un retard de règlement se répercute directement sur sa rémunération.; Les fins de mission arrivent sans préavis long, et le porté sans nouvelle mission cesse de générer du salaire.; Les périodes creuses de l'été et de fin d'année réduisent l'activité des portés et donc celle de l'entreprise.