Gestionnaire des dépenses pour pompes funèbres, sur Microsoft 365 ou Google Workspace

Des familles reçues le jour du décès, un devis réglementaire, des autorisations du maire et des obsèques organisées en quelques jours ouvrables.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer et instruire les demandes d'achatÀ chaque demande reçue, l'enregistre, vérifie politique et budget restant de la catégorie, prépare la fiche d'approbation avec un avis factuel et la soumet à l'approbateur désigné. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.
Rapprocher les relevés de cartes d'entrepriseÀ chaque relevé déposé, rapproche chaque ligne d'un justificatif, pointe les lignes sans pièce ou hors politique, repère les doublons avec factures et notes de frais et prépare les demandes aux porteurs. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.
Tenir le registre des abonnements et prévenir des renouvellementsChaque matin, met à jour le registre des contrats récurrents à partir des contrats et des prélèvements observés, prévient avant la fin de chaque préavis et signale les abonnements en double ou sans usage connu. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.
Suivre la consommation du budgetChaque jour, met à jour par catégorie et par service le budget, l'engagé, le facturé et le restant, alerte à l'approche du seuil et liste les engagements sans facture au-delà du délai. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.
Produire le tableau de bord mensuel des dépensesLe premier jour ouvré du mois, produit le tableau de bord : dix plus gros postes, écarts au budget par catégorie et service, abonnements à renouveler, anomalies et doublons, tendance sur douze mois. Dans Microsoft 365 ou Google Workspace.
Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les demandes traitées et en attente, les alertes budget et les renouvellements proches, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur pompes funèbres.

Vocabulaire

Habilitation funéraire: L'autorisation préfectorale sans laquelle une entreprise ne peut organiser des obsèques.
Personne qui pourvoit aux funérailles: Le proche qui décide des obsèques et signe le bon de commande au nom de la famille.
Devis modèle: Le devis réglementaire qui sépare prestations obligatoires, optionnelles et frais avancés pour comparaison.
Contrat obsèques: Le contrat souscrit de son vivant qui finance et, en prestations personnalisées, fixe les obsèques.
Concession: L'emplacement acquis au cimetière pour une durée donnée, dont le titre se vérifie avant inhumation.
Mise en bière: La fermeture du cercueil, soumise à autorisation du maire et parfois à la présence d'un policier.

Documents

Devis d'obsèques: Établi selon le modèle réglementaire, il engage l'entreprise sur les prestations et les prix annoncés.
Bon de commande: Signé par la personne qui pourvoit aux funérailles, il déclenche les formalités et le planning.
Autorisations du maire: Fermeture du cercueil, transport, inhumation ou crémation : chacune se demande et s'obtient avant.
Registre de la chambre funéraire: Il trace admissions, sorties, soins et présentations des défunts confiés.

Règles

Le devis suit le modèle réglementaire et ne contient aucune prestation que la famille n'a pas demandée.

Aucune heure de cérémonie ne s'annonce avant les autorisations et les réservations nécessaires.

La facture reprend le devis signé : tout écart demande l'accord écrit de la famille.

Les informations d'un défunt et de sa famille ne se communiquent à aucun tiers sans leur accord.

Spécificités

Jour ouvrable: L'unité des délais légaux d'inhumation et de crémation, qui fixe le planning des obsèques.
Convoi: L'ensemble véhicule, porteurs et maître de cérémonie mobilisé pour une cérémonie.
Les familles en deuil: Elles attendent une écoute sobre, un devis clair et que rien ne soit oublié le jour des obsèques.
Les mairies: Elles délivrent les autorisations et gèrent cimetières et concessions ; leurs horaires bornent tout.
Les crématoriums et cimetières: Ils donnent les créneaux et exigent les autorisations avant d'accueillir un convoi.
Les officiants et lieux de culte: Ils fixent l'heure de la cérémonie et attendent une confirmation écrite.
Les banques et mutuelles: Elles règlent tout ou partie des obsèques sur facture et pièces justificatives.; Les décès arrivent à toute heure : l'agence tient une astreinte de nuit et de week-end.; Les obsèques se bâtissent en deux à six jours ouvrables, entre autorisations et créneaux disponibles.; L'hiver concentre davantage de décès et sature crématoriums et équipes de porteurs.