Assistant gestion comptes clés pour maison de ventes aux enchères, sur HubSpot CRM

Des objets confiés par réquisition, décrits au catalogue, adjugés en salle et en ligne, avec bordereaux acheteurs, décomptes vendeurs et lots remis seulement après paiement.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le plan de compteMettre à jour objectifs, périmètre, interlocuteurs et sujets ouverts après chaque contact. Dans HubSpot CRM.
Suivre les engagements des deux côtésConsigner ce que chacun a promis, avec son porteur et son échéance, et l'état d'avancement. Dans HubSpot CRM.
Relancer les engagements internesRappeler les porteurs avant l'échéance et signaler ce qui ne sera pas tenu. Dans HubSpot CRM.
Remonter les incidents répétésRelever les incidents qui se reproduisent, même mineurs, et les porter au responsable.
Suivre les interlocuteursTenir la liste à jour et signaler tout changement de personne côté client. Dans HubSpot CRM.
Préparer les comités de compteAssembler volumes, incidents et engagements tenus ou non des deux côtés, sans rien écarter.
Remonter les demandes du clientPorter au responsable du compte toute demande commerciale ou contractuelle, avec son contexte. Dans HubSpot CRM.
Rendre l'état des comptes clésÉcrire chaque mois pour chaque compte ce qui avance, ce qui coince et les signaux relevés. Dans HubSpot CRM.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur maison de ventes aux enchères.

Vocabulaire

Réquisition de vente: Le mandat signé par le vendeur qui confie ses biens à la maison de ventes pour une vente déterminée.
Prix de réserve: Le prix confidentiel sous lequel le lot n'est pas vendu, au plus égal à l'estimation basse.
Adjudication: Le coup de marteau qui attribue le lot au plus offrant au prix annoncé par le commissaire-priseur.
Ordre d'achat: L'enchère maximale laissée par écrit par un acheteur absent, portée en salle par la maison de ventes.
Folle enchère: La remise en vente d'un lot dont l'adjudicataire n'a pas payé, la différence de prix restant à sa charge.
Frais acheteur: Le pourcentage des conditions de vente qui s'ajoute au prix d'adjudication sur le bordereau de l'acheteur.

Documents

Procès-verbal de vente: Il consigne lot par lot les adjudications, prix et adjudicataires, sous la responsabilité du commissaire-priseur.
Bordereau d'adjudication: Il donne à l'acheteur le prix marteau, les frais, la TVA et le total à régler.
Décompte vendeur: Il établit les adjudications encaissées, les frais vendeur et le net reversé au vendeur.
Catalogue de vente: Il décrit chaque lot, son estimation et les conditions de vente qui engagent la maison.

Règles

Aucun prix de réserve ni ordre d'achat n'est communiqué à un tiers.

Aucun lot n'est remis avant l'encaissement effectif du bordereau.

Aucune attribution ni estimation n'est modifiée sans l'expert et le commissaire-priseur.

Chaque objet reçu est inscrit au livre de police avec sa provenance.

Spécificités

lot: L'unité de vente, numérotée au catalogue, qui peut grouper un ou plusieurs objets.
estimation: La fourchette basse-haute donnée par l'expert ou le commissaire-priseur pour chaque lot.
Vendeurs: Attendent une estimation sérieuse, un catalogue soigné et un décompte réglé dans les délais.
Acheteurs et enchérisseurs: Attendent des descriptions fiables, des rapports d'état prudents et un bordereau exact.
Experts: Attendent qu'on reprenne leurs attributions et estimations sans les modifier.
Plateformes d'enchères en ligne: Attendent les lots, photographies et conditions de vente avant l'ouverture des enchères.; Les ventes se préparent sur quatre à huit semaines : inventaire, catalogue, mise en ligne, exposition publique.; Les bordereaux partent le lendemain de la vente et les lots se retirent dans les jours qui suivent le paiement.; Les vendeurs sont réglés après encaissement des acheteurs, dans le délai des conditions de vente.