Gestionnaire des commandes d'achat pour impression numérique et reprographie

Petits tirages en urgence, fichiers clients à contrôler et facturation à la page ou au mètre carré.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Chercher le contrat applicableVérifier si un accord-cadre ou un marché couvre déjà le besoin exprimé.
Établir les commandesRédiger la commande avec prix contractuel, délai et référence du contrat.
Contrôler les lignesVérifier article, quantité, unité, prix et imputation sur chaque ligne.
Vérifier les délégationsComparer chaque montant au pouvoir d'engagement de celui qui approuve.
Repérer les fractionnementsRelever les besoins découpés en plusieurs commandes sur une courte période.
Traiter les modificationsFaire réapprouver toute évolution de quantité, de prix ou de date.
Relever les achats hors contratCompter les commandes passées alors qu'un contrat couvrait le besoin.
Tenir les modèles de commandeMettre à jour les mentions et conditions portées par défaut sur les documents.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur impression numérique et reprographie.

Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.
Fichier prêt à imprimer: Le document contrôlé en polices, fonds perdus, résolution et profil couleur ; un fichier non conforme est le premier motif de retard.
Fond perdu: Le débord d'image au-delà du format final, sans lequel la coupe laisse un filet blanc sur le bord.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : pliage, rainage, découpe, reliure ; c'est souvent là que se perdent les délais.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.

Devis avec spécifications techniques: Le chiffrage qui fige le format, le papier, la quantité, le façonnage et le délai de livraison.
Bon à tirer signé: L'épreuve validée par le client, datée et conservée : c'est la pièce qui tranche toute réclamation sur le contenu.
Fiche de contrôle de fichier: Le relevé des points vérifiés avant lancement : polices, résolution, fonds perdus, profils et pages manquantes.
Bon de livraison: Le document qui accompagne le tirage, avec la quantité réellement livrée et les réserves éventuelles du destinataire.
Bordereau de suivi des déchets: La preuve que les encres et solvants partent chez un repreneur agréé, conservée avec les registres de l'atelier.

Rien ne part en production sans bon à tirer signé du client, même sous pression de délai.

Les fichiers fournis par le client restent sa propriété et ne servent à aucune autre commande ni à aucun exemple commercial.

Une reproduction protégée par le droit d'auteur ne se lance pas sans autorisation : l'imprimeur répond de ce qu'il tire.

L'agent ne lance aucune production et ne valide aucun fichier : il contrôle, signale les non-conformités et relance le client.

exemplaire: L'unité de tirage et de prix, dont le coût unitaire chute fortement avec la quantité commandée.
mètre carré imprimé: L'unité de facturation du grand format, de la bâche à l'adhésif, qui inclut ou non la pose.
page équivalente A4: L'unité de comparaison en reprographie, qui sert aux contrats de copies et aux marchés publics.
Client professionnel: Attend un délai tenu et une couleur conforme à ce qu'il a validé ; il rappelle rarement pour féliciter.
Graphiste ou agence: Attend un retour technique précis sur son fichier, pas un simple refus, et un gabarit à jour pour la fois suivante.
Fournisseur de papier: Attend des commandes anticipées sur les références peu courantes, dont le délai dépasse souvent celui promis au client.
Repreneur de déchets: Attend des déchets triés et un bordereau rempli à l'enlèvement, encres et solvants compris.; Les urgences sont la règle : beaucoup de commandes arrivent pour le lendemain, fichier compris.; Les rentrées, les salons et les fêtes de fin d'année concentrent les gros tirages de l'année.; Le façonnage se planifie après l'impression et devient le goulot dès que plusieurs commandes tombent ensemble.; Les contrats de copies des collectivités se renouvellent par marché public, à des dates connues longtemps à l'avance.