Assistant virtuel pour hôtellerie

Chambres périssables à la nuit, tarifs qui varient chaque jour et commissions des plateformes de réservation.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Répondre à une demande formuléePrendre une demande dictée ou écrite, la reformuler en une phrase, poser au plus une question si un point change le résultat, puis l'exécuter et rendre le travail avec ses sources.
Retrouver un document ou une informationChercher dans les dossiers ouverts ce qui est demandé, rendre chaque élément avec l'endroit où il a été trouvé, signaler ce qui reste introuvable et présenter les deux versions quand deux documents se contredisent.
Préparer un message ou une noteRédiger en brouillon le message, le mot ou la note demandés, dans le registre habituel de l'interlocuteur visé, et le laisser dans le dossier des brouillons pour que la personne le relise et l'envoie elle-même.
Tenir et rappeler ce qui reste ouvertMaintenir la liste des rappels demandés, des questions posées sans réponse et des travaux commencés non finis, puis la présenter spontanément quand un de ses éléments arrive à échéance.
Proposer ce qui mérite d'être répétéRepérer les demandes formulées pour la troisième fois, les signaler à la personne et proposer de les transformer en tâche répétée en précisant l'horaire et les sources, sans jamais créer cette tâche seul.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur hôtellerie.

Revenu par chambre disponible: Le taux d'occupation multiplié par le prix moyen : l'indicateur unique qui résume la performance d'une nuit.
Taux d'occupation: La part des chambres vendues sur les chambres disponibles d'une nuit ; il se suit jour par jour et se compare à l'an passé.
Parité tarifaire: L'engagement de ne pas afficher ailleurs un tarif plus bas que celui du canal concerné ; les contrats de plateformes l'encadrent de près.
Surréservation: Vendre plus de chambres qu'il n'y en a en pariant sur les annulations : mal maîtrisée, elle oblige à reloger le client à ses frais.
Channel manager: L'outil qui pousse disponibilités et tarifs vers toutes les plateformes à la fois et évite la double vente d'une même chambre.
Taxe de séjour: La taxe perçue par nuit et par personne pour le compte de la commune, reversée à échéance avec un état détaillé.

Fiche individuelle de police: Le formulaire d'arrivée obligatoire pour les voyageurs étrangers, conservé six mois et tenu à disposition des services de police.
Registre de sécurité de l'établissement: Le classeur des vérifications d'alarme, d'extincteurs et de désenfumage, que la commission de sécurité contrôle lors de sa visite.
Contrat de distribution en ligne: L'accord avec chaque plateforme de réservation : commission, conditions d'annulation et règles d'affichage des tarifs.
État de reversement de la taxe de séjour: Le décompte des nuitées et des exonérations transmis à la collectivité à chaque échéance de reversement.
Décision de classement en étoiles: Le classement valable cinq ans, qui conditionne l'affichage des étoiles et l'accès à certains marchés et centrales.

La fiche de police des voyageurs étrangers se remplit à l'arrivée et se conserve six mois : ce n'est pas une formalité facultative.

La taxe de séjour est collectée pour le compte de la commune et reversée intégralement à l'échéance, exonérations justifiées.

Les vérifications de sécurité incendie se tiennent aux dates prévues : un registre en retard suffit à motiver un avis défavorable.

L'agent ne modifie aucun tarif et ne confirme aucune surréservation sans validation : il prépare, alerte et exécute ce qui est décidé.

nuitée: L'unité de vente de l'hôtel : une chambre, une nuit, et un produit qui disparaît si elle n'est pas vendue.
prix moyen par chambre: Le chiffre d'affaires hébergement divisé par les chambres vendues, suivi au jour et au mois.
chambre disponible: L'unité de capacité qui sert au calcul du taux d'occupation et du revenu par chambre disponible.
Client: Attend une chambre conforme à sa réservation, une arrivée rapide et une réponse à son avis en ligne, surtout quand il est mauvais.
Plateforme de réservation: Attend des disponibilités à jour et des conditions respectées ; une surréservation non traitée abîme durablement le classement.
Gouvernante: Attend la liste des départs et des arrivées tôt le matin pour répartir les chambres à faire avant la première arrivée.
Commission de sécurité: Attend un registre de sécurité complet et des vérifications à jour ; un avis défavorable peut fermer l'établissement.; Les tarifs se révisent chaque jour selon le calendrier, les événements de la ville et le rythme des réservations.; Les arrivées se concentrent en fin d'après-midi et les départs le matin : la réception a deux pointes par jour.; La saison, les congrès et les vacances scolaires dessinent l'année et se préparent des mois à l'avance.; Les reversements de taxe de séjour et les factures de commission tombent à échéances fixes, quelle que soit la trésorerie.