Agent de back-office pour hôtellerie

Chambres périssables à la nuit, tarifs qui varient chaque jour et commissions des plateformes de réservation.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les dossiers entrantsInscrire dans la file chaque dossier reçu avec sa date d'arrivée, son service d'origine et l'objet demandé, avant tout traitement, pour qu'aucun dossier ne circule hors du suivi.
Contrôler les pièces du dossierVérifier pour chaque dossier que les pièces attendues sont présentes, lisibles et au nom du bon tiers, et relever les informations contradictoires d'une pièce à l'autre sans les trancher.
Saisir les dossiers completsReporter dans l'outil de gestion les données lues sur les pièces, sans jamais compléter de mémoire une case absente, et laisser en attente tout dossier auquel il manque une information.
Émettre et suivre les rejetsÉcrire pour chaque dossier incomplet le manque constaté, la pièce en cause et le service destinataire, puis suivre le retour et relancer ce qui ne revient pas.
Tenir les référentiels de tiersCréer les tiers absents à partir des pièces et signaler les doublons possibles en citant les deux fiches et ce qui les distingue, sans jamais fusionner ni modifier une fiche existante.
Rendre l'état de la fileDonner chaque soir les entrées, les dossiers traités, ceux en attente avec leur ancienneté et les rejets ouverts, en nommant tout dossier bloqué depuis plus de cinq jours ouvrés.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur hôtellerie.

Revenu par chambre disponible: Le taux d'occupation multiplié par le prix moyen : l'indicateur unique qui résume la performance d'une nuit.
Taux d'occupation: La part des chambres vendues sur les chambres disponibles d'une nuit ; il se suit jour par jour et se compare à l'an passé.
Parité tarifaire: L'engagement de ne pas afficher ailleurs un tarif plus bas que celui du canal concerné ; les contrats de plateformes l'encadrent de près.
Surréservation: Vendre plus de chambres qu'il n'y en a en pariant sur les annulations : mal maîtrisée, elle oblige à reloger le client à ses frais.
Channel manager: L'outil qui pousse disponibilités et tarifs vers toutes les plateformes à la fois et évite la double vente d'une même chambre.
Taxe de séjour: La taxe perçue par nuit et par personne pour le compte de la commune, reversée à échéance avec un état détaillé.

Fiche individuelle de police: Le formulaire d'arrivée obligatoire pour les voyageurs étrangers, conservé six mois et tenu à disposition des services de police.
Registre de sécurité de l'établissement: Le classeur des vérifications d'alarme, d'extincteurs et de désenfumage, que la commission de sécurité contrôle lors de sa visite.
Contrat de distribution en ligne: L'accord avec chaque plateforme de réservation : commission, conditions d'annulation et règles d'affichage des tarifs.
État de reversement de la taxe de séjour: Le décompte des nuitées et des exonérations transmis à la collectivité à chaque échéance de reversement.
Décision de classement en étoiles: Le classement valable cinq ans, qui conditionne l'affichage des étoiles et l'accès à certains marchés et centrales.

La fiche de police des voyageurs étrangers se remplit à l'arrivée et se conserve six mois : ce n'est pas une formalité facultative.

La taxe de séjour est collectée pour le compte de la commune et reversée intégralement à l'échéance, exonérations justifiées.

Les vérifications de sécurité incendie se tiennent aux dates prévues : un registre en retard suffit à motiver un avis défavorable.

L'agent ne modifie aucun tarif et ne confirme aucune surréservation sans validation : il prépare, alerte et exécute ce qui est décidé.

nuitée: L'unité de vente de l'hôtel : une chambre, une nuit, et un produit qui disparaît si elle n'est pas vendue.
prix moyen par chambre: Le chiffre d'affaires hébergement divisé par les chambres vendues, suivi au jour et au mois.
chambre disponible: L'unité de capacité qui sert au calcul du taux d'occupation et du revenu par chambre disponible.
Client: Attend une chambre conforme à sa réservation, une arrivée rapide et une réponse à son avis en ligne, surtout quand il est mauvais.
Plateforme de réservation: Attend des disponibilités à jour et des conditions respectées ; une surréservation non traitée abîme durablement le classement.
Gouvernante: Attend la liste des départs et des arrivées tôt le matin pour répartir les chambres à faire avant la première arrivée.
Commission de sécurité: Attend un registre de sécurité complet et des vérifications à jour ; un avis défavorable peut fermer l'établissement.; Les tarifs se révisent chaque jour selon le calendrier, les événements de la ville et le rythme des réservations.; Les arrivées se concentrent en fin d'après-midi et les départs le matin : la réception a deux pointes par jour.; La saison, les congrès et les vacances scolaires dessinent l'année et se préparent des mois à l'avance.; Les reversements de taxe de séjour et les factures de commission tombent à échéances fixes, quelle que soit la trésorerie.