Gestionnaire de notes de frais pour horticulture et pépinière

Cycles de culture de plusieurs mois à plusieurs années, avec un pic de vente au printemps.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur horticulture et pépinière.

Conteneur: Le pot dans lequel la plante est élevée puis vendue ; sa taille dit l'âge du végétal et fixe une bonne part du prix.
Passeport phytosanitaire européen: L'étiquette obligatoire sur tout végétal destiné à la plantation ; sans elle, la vente entre professionnels est interdite.
Racines nues: Le mode de livraison hors période de végétation, moins cher que la motte mais impossible dès que l'arbre repart.
Cycle de culture: Le temps entre le semis et la mise en vente : quelques mois en horticulture, plusieurs années en pépinière.
Pic de printemps: Les six semaines où se fait la moitié de l'année : ce qui n'est pas prêt pour mars se vend au rabais ou ne se vend pas.
Casse: Les plantes perdues au gel, au manque d'eau ou à la manutention : elles se comptent en pourcentage du lot, pas à l'unité.

Registre des passeports phytosanitaires: Le suivi des lots et des numéros de passeport émis ; l'autorité le contrôle et en exige la conservation pendant trois ans.
Agrément d'émission du passeport: L'autorisation délivrée par le service de la protection des végétaux, qui conditionne le droit d'étiqueter soi-même ses lots.
Catalogue et tarif professionnel: La liste des végétaux disponibles par taille et par conditionnement, publiée avant la saison et qui engage sur les prix.
Bon de commande de jardinerie: La commande passée en automne pour une livraison de printemps, avec des quantités qui ne se confirment que tard.
Fiche de culture par lot: Le suivi des semis, rempotages, arrosages et traitements d'un lot ; il sert au prix de revient et à la traçabilité.

Aucun végétal destiné à la plantation ne part sans son passeport phytosanitaire européen, même pour un lot de quelques pieds.

Les espèces exotiques envahissantes listées par l'Union européenne ne se produisent pas, ne se vendent pas et ne se donnent pas.

Un lot qui présente un organisme de quarantaine est isolé et déclaré au service de la protection des végétaux sans attendre.

L'agent ne substitue aucune variété à une commande et n'émet aucun passeport : il prépare, alerte sur les manques et fait valider.

conteneur: L'unité de vente et de stock en pépinière, désignée par son volume en litres, du C3 au C35 et au-delà.
plaque de godets: L'unité de production en horticulture, qui sert à compter les semis, les repiquages et les pertes.
mètre carré de serre: L'unité de planification de la surface disponible et de calcul du coût de chauffage.
Jardinerie et grande surface: Attendent des livraisons calées sur leurs opérations, des plants homogènes et des étiquettes prix posées avant l'arrivée en magasin.
Paysagiste: Attend des sujets conformes à la taille commandée et une disponibilité confirmée avant de s'engager sur son propre chantier.
Service de la protection des végétaux: Attend des registres de passeports à jour et un état sanitaire irréprochable ; il contrôle sur place et bloque les lots douteux.
Collectivité: Attend un marché respecté au bordereau près, avec les tailles et les essences prévues, sans substitution non annoncée.; Le printemps fait la moitié du chiffre d'affaires en quelques semaines, et tout le reste de l'année sert à le préparer.; Les commandes des jardineries se prennent en automne et se confirment en janvier, bien avant que les plantes soient prêtes.; Un arbre de pépinière se programme trois à cinq ans avant sa vente : une erreur de prévision se paie très tard.; Les gels tardifs et les canicules se surveillent au jour le jour, parce qu'une seule nuit peut effacer un lot entier.