Gestionnaire de dossiers pour glacier

Saison courte et dépendante de la météo, avec une production quotidienne difficile à prévoir.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur glacier.

Vocabulaire

Mix: Mélange de base pasteurisé puis refroidi, qui mûrit plusieurs heures au froid avant d'être turbiné : c'est lui qui fait la texture, pas le parfum.
Maturation: Repos du mix au froid entre la pasteurisation et le turbinage : quelques heures qui changent la tenue et la vitesse de fonte.
Turbinage: Passage en turbine, où le foisonnement incorpore l'air : trop d'air et la glace fond vite, trop peu et elle devient dure à servir.
Sorbet plein fruit: Dénomination réservée aux sorbets dont la teneur en fruit dépasse un seuil réglementaire : elle ne se donne pas à un sorbet ordinaire.
Foisonnement: Volume d'air incorporé, exprimé en pourcentage : il décide du rendement en litres, donc du prix de revient réel de la boule.
Vitrine de vente: Tenue plus chaude que la réserve pour que la glace reste portionnable : les deux températures se règlent et se relèvent séparément.

Documents

Fiche recette et bilan de mix: Donne les proportions de sucres, de matière grasse et de solides : c'est ce qui rend une recette reproductible d'un bac à l'autre.
Relevés de température des congélateurs et des vitrines: Réserve et vitrine n'ont pas la même consigne : chacune se relève chaque jour, et une rupture impose la destruction.
Liste des allergènes par parfum: Affichée devant la vitrine ou remise à la demande : fruits à coque, lait et œuf se retrouvent dans des parfums qu'on n'attend pas.
Plan de maîtrise sanitaire: Décrit la pasteurisation, la maturation, le nettoyage de la turbine et la traçabilité : c'est la première pièce demandée par un contrôle.

Règles

Les glaces se conservent à la température réglementaire des surgelés : un produit qui a dépassé cette limite ne se remet pas en vitrine.

Un produit décongelé ne se recongèle jamais : ni un bac sorti trop longtemps, ni un reste de mix laissé à température ambiante.

Les dénominations « crème glacée », « sorbet » et « sorbet plein fruit » répondent à des seuils réglementaires : elles ne se choisissent pas pour l'effet.

Les allergènes sont connus parfum par parfum : un client qui demande s'il y a des fruits à coque obtient une réponse sûre, jamais une approximation.

Spécificités

Litre de mix: Unité de production : le rendement en boules par litre dépend du foisonnement et détermine le prix de revient réel.
Boule: Unité de vente, définie par une cuillère donnée : changer de cuillère change la marge sans que personne ne s'en aperçoive.
Degré Celsius: Réserve et vitrine ont deux consignes différentes : la première conserve, la seconde permet de servir, et l'écart se tient au quotidien.
Le client de la file d'attente: Veut être servi vite un jour de chaleur : une rupture sur un parfum courant se remarque plus qu'une création réussie.
Le fournisseur de fruits et de lait: Livre des produits frais dont le prix et la qualité varient avec la saison ; une commande tardive ne se sert pas en pleine saison.
Le restaurateur ou l'hôtel client: Achète en bacs pour sa carte et attend une régularité de texture et de parfum d'une livraison à l'autre.
Le service de contrôle sanitaire: Vérifie les relevés de température, la pasteurisation et le nettoyage de la turbine, souvent en pleine saison.; La saison va de Pâques à septembre : quatre à cinq mois doivent porter les charges de l'année entière.; La météo de la semaine commande la production : une prévision ratée laisse des bacs pleins ou une vitrine vide un dimanche de chaleur.; La production se fait tôt le matin pour les parfums du jour, et la maturation oblige à décider dès la veille au soir.