Assistant opérations pour généalogie successorale

Études qui retrouvent les héritiers inconnus d'une succession sur mandat des notaires, prouvent chaque lien par un acte et sont payées par un pourcentage de la part révélée.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur généalogie successorale.

Vocabulaire

Dévolution successorale: Désignation des héritiers et de leurs parts selon les ordres et degrés fixés par le Code civil.
Contrat de révélation: Contrat signé par l'héritier avant d'apprendre la succession, qui fixe les honoraires de l'étude.
Acte de notoriété: Acte du notaire qui établit la qualité d'héritier, sur la base du tableau généalogique prouvé.
Collatéral: Parent hors ligne directe, frère, neveu ou cousin ; il hérite à défaut de descendants et d'ascendants privilégiés.
Tableau généalogique: Arbre de la dévolution où chaque lien renvoie à l'acte d'état civil qui le prouve.

Documents

Mandat du notaire: Il fixe la question posée et autorise l'étude à demander les actes nécessaires à la recherche.
Actes d'état civil: Naissance, mariage et décès prouvent chaque lien ; un lien sans acte reste une hypothèse.
Rapport de dévolution: Il présente au notaire les héritiers, leurs parts et les actes qui les prouvent.
Procuration: Elle permet à l'étude de représenter l'héritier chez le notaire et de recevoir les fonds pour lui.
Décompte de répartition: Il détaille actif net, droits, frais, honoraires et montant versé à chaque héritier.

Règles

La succession n'est révélée à l'héritier qu'après la signature du contrat de révélation.

Aucun lien de parenté n'est retenu sans l'acte qui le prouve.

Les informations d'une succession ne se communiquent à aucun tiers.

L'agent prépare arbres, demandes, contrats et décomptes ; le généalogiste valide et le dirigeant vise les paiements.

Spécificités

Degré de parenté: Nombre de générations entre deux parents ; il fixe l'ordre d'héritier, l'abattement et les honoraires.
Pourcentage de la part nette: Base des honoraires de l'étude, croissant avec l'éloignement de la parenté.
Le notaire chargé de la succession: Il attend une dévolution certaine, prouvée acte par acte, pour établir l'acte de notoriété.
L'héritier retrouvé: Il attend des explications claires, un contrat honnête et le versement de sa part sans délai inutile.
Les mairies, archives et consulats: Ils délivrent les actes sur demande justifiée par le mandat.
Les communes et aménageurs: Ils mandatent l'étude pour les biens sans maître et les successions vacantes.; Une recherche dure de quelques semaines à plusieurs années selon les branches à reconstituer et l'étranger.; La déclaration de succession est due six mois après le décès en France, un an hors de France.; Les retours d'actes des mairies et des archives se relancent chaque semaine.