Assistant achats pour expertise maritime et aéronautique, sur Microsoft 365

Cabinets d'experts missionnés par les assureurs transport, corps et aviation : constats contradictoires, chiffrage des avaries, avaries communes et sinistres d'avions.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Cadrer le besoin avant de consulterÉcrire ce qui est réellement demandé — quantité, spécification, date, lieu de livraison, budget — et poser la question quand le besoin reste flou, avant toute consultation. Dans Microsoft 365.
Consulter les fournisseursPréparer la même demande de prix pour tous les fournisseurs référencés de la famille concernée et la soumettre au responsable, qui l'envoie au même moment à chacun.
Comparer les offres à critères égauxMettre les offres reçues dans un même tableau avec prix, délai, garantie, règlement, port et exclusions, en signalant les cases vides sans jamais les combler ni classer les offres. Dans Microsoft 365.
Suivre les livraisonsRelancer les commandes dont la date approche sans confirmation, enregistrer les livraisons partielles comme partielles et tenir à jour la date attendue de chaque reliquat. Dans Microsoft 365.
Rapprocher commande, réception et factureComparer les trois documents sur la quantité, la référence, le prix unitaire et les conditions, et arrêter toute facture présentant un écart en ouvrant un litige avec les pièces jointes. Dans Microsoft 365.
Rendre le point achatsDonner chaque semaine les commandes en cours, les livraisons en retard avec leur ancienneté et les litiges ouverts avec le montant bloqué. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur expertise maritime et aéronautique.

Vocabulaire

Avarie particulière: Dommage accidentel à une marchandise ou un navire, supporté par son propriétaire et son assureur.
Avarie commune: Sacrifice ou dépense faite pour le salut commun, répartie entre navire, fret et cargaison au prorata.
Expertise contradictoire: Constat fait en présence ou après convocation de toutes les parties, pour leur être opposable.
Réserves: Protestation écrite au transporteur sur les dommages, dans des délais qui conditionnent le recours.
Assurance facultés: Assurance des marchandises transportées, distincte de l'assurance corps qui couvre le navire ou l'avion.
Perte totale réputée: Situation où réparer coûte plus que la valeur agréée : l'assureur indemnise la valeur entière.

Documents

Certificat d'avarie: Il décrit les dommages, leur cause probable et leur montant ; il fonde l'indemnité et le recours.
Rapport d'expertise: Préliminaire puis définitif, il sépare constats et avis et chiffre le sinistre pour l'assureur.
Règlement d'avarie commune: Établi par le dispacheur, il fixe la contribution de chaque intérêt à l'avarie commune.
Compromis d'avarie commune: Signé par le réceptionnaire avec une garantie, il permet la libération de sa marchandise.

Règles

L'expert constate et chiffre ; il ne se prononce jamais sur la prise en charge par l'assureur.

Constats et hypothèses sont séparés dans tout rapport.

Aucune marchandise sous avarie commune n'est libérée sans compromis et garantie.

L'agent prépare dossiers, chiffrages et rapports ; l'expert signe.

Spécificités

Valeur contributive: Valeur à destination de chaque intérêt sauvé, base de sa contribution à l'avarie commune.
Heures et cycles: Compteurs de vie d'un avion et de ses moteurs, qui fixent sa valeur et la dépréciation des pièces.
Jours de surestaries: Temps d'attente d'un navire au-delà du temps de planche, facturé selon la charte-partie.
L'assureur ou le réassureur: Il attend un rapport factuel, un chiffrage justifié et les éléments du recours, sans avis sur la garantie.
Le transporteur et son assureur: Ils attendent d'être convoqués à l'expertise et de recevoir les constats qui leur seront opposés.
L'armateur: Il attend du dispacheur des garanties réunies avant de libérer la cargaison, et un règlement juste.
L'atelier d'entretien agréé: Il attend un devis discuté poste par poste et une décision rapide pour remettre l'avion en service.; Une mission d'avarie se traite dans les jours qui suivent la livraison, avant que les réserves ne se prescrivent.; Une avarie commune se règle sur des mois, voire des années, le temps de réunir garanties et valeurs.; Un sinistre aviation suit l'immobilisation de l'appareil : rapport préliminaire rapide, définitif à la remise en service.