Gestionnaire de notes de frais pour électroménager et multimédia

Livraison et installation à organiser, garanties et service après-vente qui pèsent sur la rentabilité.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur électroménager et multimédia.

Livraison et installation: Le service qui accompagne la vente et qui fait la moitié des réclamations quand il est mal organisé.
Reprise de l'ancien: L'enlèvement de l'appareil remplacé, obligation de la filière et argument commercial à la fois.
Garantie légale: La couverture due par le vendeur, distincte de la garantie commerciale et des extensions vendues.
Extension de garantie: Le contrat additionnel vendu en caisse, dont les exclusions doivent être expliquées avant l'achat.
Service après-vente: Le traitement des pannes, qui immobilise du temps et décide de la réputation du magasin.
Indice de réparabilité: L'information affichée sur certains produits, obligatoire et de plus en plus regardée par le client.
Éco-participation: La contribution affichée séparément sur le prix, reversée à la filière de recyclage.
Démonstration: L'essai en magasin, qui reste l'avantage décisif sur la vente en ligne quand le vendeur sait l'utiliser.

Bon de livraison et d'installation: Il constate l'état à la livraison et la mise en service ; signé, il ferme la discussion sur les rayures.
Fiche de prise en charge en service après-vente: Elle décrit la panne et l'état de l'appareil à son dépôt, et évite les litiges à la restitution.
Contrat d'extension de garantie: Il liste précisément les exclusions, à parcourir avec le client avant la signature en caisse.
Attestation de reprise de l'ancien appareil: Elle justifie la prise en charge par la filière de recyclage et se conserve.

La garantie légale du vendeur s'applique quoi qu'en dise la marque : renvoyer le client vers le fabricant n'est pas une réponse.

Les exclusions d'une extension de garantie se disent avant la vente : les découvrir à la panne détruit la confiance.

L'état de l'appareil se constate par écrit à la livraison et au dépôt en réparation, photographies à l'appui si nécessaire.

L'ancien appareil se reprend et part en filière avec son attestation : l'abandonner chez le client n'est pas une option.

Appareils vendus: L'unité d'activité, presque toujours assortie d'un service de livraison et parfois d'installation.
Taux de retour en service après-vente: La part d'appareils revenant, qui oriente le référencement des marques.
Taux d'attache des services: La part de ventes avec extension ou installation, principale source de marge du magasin.
Le client acheteur: Il a comparé les prix en ligne et attend du magasin le conseil, la livraison et la prise en charge des ennuis.
L'équipe de livraison: Elle entre chez le client et représente le magasin ; son comportement fait la note finale.
Le réparateur agréé de la marque: Il traite les pannes sous garantie selon ses propres délais, que le magasin subit et doit annoncer.
La filière de recyclage: Elle collecte les anciens appareils contre attestation, avec ses contraintes de stockage et d'enlèvement.; Les fêtes de fin d'année et les périodes promotionnelles concentrent les ventes et saturent la livraison.; Les pannes d'appareils de froid en été et de chauffage en hiver créent des urgences que le client ne comprend pas d'attendre.; Les déménagements d'été amènent une vague d'équipements complets à livrer sur des créneaux serrés.