Gestionnaire de dossiers pour ehpad et maison de retraite

Résidents permanents, familles à informer, personnel de nuit et contrôles des autorités de santé.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur ehpad et maison de retraite.

Tarification ternaire: Trois financements distincts : les soins par l'agence régionale de santé, la dépendance par le département, l'hébergement par le résident.
Contrat de séjour: Document obligatoire remis au résident, avec l'annexe des prestations et des tarifs : il encadre tout, y compris les augmentations.
Indicateurs de dépendance et de soins: Moyennes pondérées qui décrivent la charge de la population accueillie : elles déterminent le niveau des dotations.
Médecin coordonnateur: Sa présence est obligatoire et son temps dépend de la capacité : il n'est pas le médecin traitant des résidents.
Conseil de la vie sociale: Instance obligatoire où siègent résidents et familles : ses avis se recueillent et se consignent, ils ne se contournent pas.
Événement indésirable grave: Incident qui se signale sans délai à l'autorité de santé : le taire est une faute bien plus grave que l'incident lui-même.

Contrat de séjour et son annexe tarifaire: Remis dans le délai réglementaire après l'admission : il porte les prestations, les tarifs et les conditions de révision.
Projet d'accompagnement personnalisé: Écrit avec le résident et sa famille, réévalué régulièrement : il est la référence de l'accompagnement au quotidien.
Dossier de soins du résident: Tenu par l'équipe soignante, il suit les traitements, les évaluations et les événements : il est consulté à chaque relève.
Registre des événements indésirables: Consigne les incidents et les signalements faits à l'autorité : c'est le premier document regardé lors d'une inspection.

Tout événement indésirable grave se signale sans délai à l'autorité de santé : le différer aggrave la faute, jamais l'inverse.

Le contrat de séjour et son annexe tarifaire se remettent dans le délai réglementaire : les tarifs ne se découvrent pas à la première facture.

Le consentement du résident se recherche pour tout ce qui le concerne : l'accord de la famille ne le remplace pas.

L'agent ne prend aucune décision de soin et ne communique aucune information médicale : il gère l'administratif, les plannings et les échéances.

Place et taux d'occupation: Une place vide coûte le même personnel : le taux d'occupation décide de l'équilibre financier de l'établissement.
Prix de journée hébergement: Tarif payé par le résident, encadré et révisé selon des règles : il se communique avant l'admission, jamais après.
Effectif présent par résident: Nombre de professionnels présents rapporté aux résidents, par tranche horaire : c'est la nuit que la tension est la plus forte.
Le résident: Vit là et n'est pas en visite : son rythme, ses habitudes et son consentement priment sur l'organisation du service.
La famille: Veut être informée vite et complètement : une chute annoncée le lendemain détruit plus de confiance que la chute elle-même.
L'agence régionale de santé et le département: Autorisent, financent et contrôlent : ils attendent des signalements immédiats et des données d'activité exactes.
Le médecin traitant du résident: Reste le prescripteur : le médecin coordonnateur organise et conseille, il ne se substitue jamais à lui.; Le lever, les repas et le coucher concentrent la charge : c'est autour de ces trois moments que l'organisation d'une journée se construit.; La nuit se couvre avec un effectif réduit : toute absence non remplacée y a des conséquences immédiates sur la sécurité des résidents.; Les évaluations et le renouvellement des contrats pluriannuels reviennent à échéance : ils se préparent une année entière à l'avance.