Assistant de direction pour école de pilotage et formation aéronautique, sur Microsoft 365

Organisme agréé qui forme des pilotes selon un programme approuvé : leçons signées au livret, avions et simulateurs planifiés selon la météo, examens passés auprès de l'autorité.

Dans une entreprise de école de pilotage et formation aéronautique, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Trier ce qui monte et ce qui redescendLire chaque élément arrivé sur les canaux du dirigeant, ne faire monter que ce qui exige son arbitrage avec contexte, enjeu et décision attendue, et préparer la redirection du reste vers la bonne personne.
Préparer le dossier de chaque rendez-vousMonter la veille au soir, pour chaque rendez-vous du lendemain, une page donnant l'interlocuteur et sa qualité, le dernier échange, les points restés ouverts et l'objectif de la rencontre. Dans Microsoft 365.
Extraire les décisions et les actionsTirer des notes ou de l'enregistrement d'une réunion deux listes séparées, les décisions telles qu'elles ont été formulées et les actions avec leur responsable et leur date, en signalant celles qui restent à préciser. Dans Microsoft 365.
Relancer les actions en retardComparer les actions ouvertes à leur date annoncée, préparer en brouillon la relance de chaque responsable en retard et présenter au dirigeant celles qui glissent une seconde fois. Dans Microsoft 365.
Rendre le point du soirÉcrire chaque fin de journée ce qui monte le lendemain, ce qui a été redirigé et repris, les actions closes et les actions en retard avec le nom de leur responsable, en une page. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur école de pilotage et formation aéronautique.

Vocabulaire

ATO: Organisme de formation agréé par l'autorité pour dispenser les formations aux licences et qualifications de pilote.
Livret de progression: Document où chaque leçon est signée par l'instructeur ; seule preuve de la formation suivie.
Lâcher solo: Premier vol de l'élève seul à bord, décidé par l'instructeur quand l'élève est prêt.
Double commande: Vol d'instruction avec l'instructeur à bord, compté à part des heures en solo.
Certificat médical: Aptitude médicale de la classe exigée, sans laquelle l'élève ne peut pas voler.
Test en vol: Examen pratique final passé devant un examinateur pour obtenir la licence ou la qualification.

Documents

Programme de formation approuvé: Contenus, ordre des phases et heures minimales, approuvés par l'autorité et appliqués sans écart non déclaré.
Livret de progression de l'élève: Suivi signé de chaque leçon en vol et au sol, relu avant toute présentation à l'examen.
Planning des vols d'instruction: Affecte élèves, instructeurs, avions et simulateurs à chaque créneau de la journée.
Manuel de l'organisme de formation: Décrit organisation, responsabilités et procédures de l'école au titre de son agrément.

Règles

Aucune leçon n'est planifiée avant que la précédente soit signée au livret.

Un avion dont une échéance de maintenance est dépassée ne vole pas.

Un élève sans certificat médical valide ne vole pas, même en double commande.

Le lâcher solo et la présentation à l'examen relèvent de l'instructeur et du responsable pédagogique.

Spécificités

Heure de vol: Base du programme, de la facturation à l'élève et des échéances de maintenance des avions.
Heure de simulateur: Comptée à part du vol réel dans le programme et facturée à un autre tarif.
L'élève pilote: Attend un planning tenu, une progression lisible, ses heures comptées et ses examens réservés à temps.
L'instructeur: Attend un élève préparé, un avion disponible et des créneaux compatibles avec ses qualifications.
L'autorité de l'aviation civile: Agrée l'école, organise les examens et attend des dossiers d'élèves complets.
Le financeur: Banque, employeur ou compagnie partenaire : attend attestations de présence, factures et suivi des résultats.; Le planning de la semaine se construit chaque jeudi, puis se refait chaque jour selon la météo et les pannes.; Les promotions entrent à dates fixes et suivent les phases théoriques puis pratiques du programme.; Les audits de conformité de l'autorité et les contrôles internes rythment l'année de l'école.