Assistant achats pour distribution de matériel médical

Location et vente d'appareils remboursés, livraison au domicile et maintenance obligatoire.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Cadrer le besoin avant de consulterÉcrire ce qui est réellement demandé — quantité, spécification, date, lieu de livraison, budget — et poser la question quand le besoin reste flou, avant toute consultation.
Consulter les fournisseursPréparer la même demande de prix pour tous les fournisseurs référencés de la famille concernée et la soumettre au responsable, qui l'envoie au même moment à chacun.
Comparer les offres à critères égauxMettre les offres reçues dans un même tableau avec prix, délai, garantie, règlement, port et exclusions, en signalant les cases vides sans jamais les combler ni classer les offres.
Suivre les livraisonsRelancer les commandes dont la date approche sans confirmation, enregistrer les livraisons partielles comme partielles et tenir à jour la date attendue de chaque reliquat.
Rapprocher commande, réception et factureComparer les trois documents sur la quantité, la référence, le prix unitaire et les conditions, et arrêter toute facture présentant un écart en ouvrant un litige avec les pièces jointes.
Rendre le point achatsDonner chaque semaine les commandes en cours, les livraisons en retard avec leur ancienneté et les litiges ouverts avec le montant bloqué.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur distribution de matériel médical.

Prescription: L'ordonnance qui autorise la fourniture : sans elle, rien ne part et rien n'est remboursé.
Location: Le mode de fourniture le plus courant du matériel lourd, facturé au forfait et suivi pièce par pièce.
Forfait de prise en charge: Le montant remboursé par l'assurance maladie pour un matériel donné, qui encadre le prix.
Matériovigilance: Le signalement obligatoire de tout incident lié à un dispositif médical.
Désinfection: Le traitement d'un matériel repris avant toute nouvelle pose chez un patient.

Ordonnance: Le titre qui ouvre la fourniture et le remboursement, à vérifier avant toute livraison.
Demande d'entente préalable: L'accord de l'assurance maladie exigé pour certains matériels avant installation.
Bon de livraison signé du patient: La preuve de l'installation effective, base de la facturation à l'assurance maladie.
Fiche de traçabilité du dispositif: Le lien entre un numéro de série et le patient qui l'a eu, exigé en cas d'incident.

Ne jamais fournir un dispositif sans prescription valide en cours de validité.

Ne jamais reposer chez un patient un matériel repris sans sa désinfection tracée.

Ne jamais différer un signalement de matériovigilance après un incident.

le forfait: L'unité de facturation du matériel loué, hebdomadaire ou mensuelle selon le dispositif.
la pièce: Les consommables et les petits matériels se comptent à l'unité.
l'intervention: Le déplacement au domicile, qui est le vrai coût du métier.
Patient: Un matériel installé et expliqué chez lui, et quelqu'un à appeler quand ça ne marche pas.
Infirmier libéral: Du consommable disponible et un matériel prêt quand il arrive au domicile.
Médecin prescripteur: Que sa prescription soit suivie exactement et qu'on le prévienne si elle ne peut pas l'être.
Caisse d'assurance maladie: Des ordonnances valides, des ententes préalables obtenues et des facturations justifiées.; Les sorties d'hôpital du vendredi imposent des installations en urgence avant le week-end.; L'hiver et les épidémies respiratoires font monter d'un coup les demandes d'oxygène et d'aide respiratoire.