Agent de réservation pour direction juridique d'entreprise

Le service interne d'une entreprise qui conseille les directions, négocie les contrats, pilote les litiges avec les avocats et tient la vie sociale, sans facturer d'honoraires.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur direction juridique d'entreprise.

Vocabulaire

Client interne: La direction opérationnelle qui sollicite le service juridique ; c'est elle qui porte le risque métier.
Registre des litiges: La liste des contentieux en cours avec montant, probabilité et provision, utilisée pour la clôture des comptes.
Lettre de mission d'avocat: Le cadre écrit d'intervention d'un cabinet externe, qui borne son périmètre et ses honoraires.
Secrétariat juridique: La tenue des assemblées, conseils, registres et formalités des sociétés du groupe.
Délégation de pouvoirs: Le document qui dit qui peut signer quoi au nom de l'entreprise ; un contrat mal signé est fragile.

Documents

Contrat-cadre et conditions générales: Ils fixent les règles avec clients et fournisseurs et servent de base à toute négociation.
Tableau des risques juridiques: Il chiffre chaque litige et sert à la direction financière pour les provisions.
Procès-verbaux d'assemblée et de conseil: Ils prouvent les décisions sociales et se déposent au greffe quand la loi l'exige.
Note juridique: Elle répond à une question d'une direction avec les textes, l'analyse et la recommandation.

Règles

Aucun contrat ne se signe hors des délégations de pouvoirs en vigueur.

Aucune transaction ne se conclut sans l'accord du directeur juridique et de la direction concernée.

Chaque litige porte sa date de prescription et ses échéances au calendrier du service.

Spécificités

Dossier: Une demande, un contrat ou un litige suivi de l'ouverture à la clôture.
Coût complet d'un dossier: Le temps interne plus les honoraires externes, mesure de la charge du service.
Provision pour litige: Le montant comptabilisé au titre d'un risque probable, arbitré chaque trimestre.
Les directions opérationnelles: Elles attendent une réponse claire et rapide, et qu'on leur dise ce qu'elles peuvent faire.
La direction générale: Elle veut connaître les risques majeurs et décide des transactions importantes.
Les avocats externes: Ils plaident et conseillent sur mandat, et rendent compte de leurs diligences et de leurs honoraires.
Les commissaires aux comptes: Ils interrogent le service sur les litiges et les engagements à la clôture.; Les clôtures trimestrielles et annuelles exigent le tableau des litiges et des provisions à jour.; L'assemblée générale annuelle d'approbation des comptes se prépare dans les six mois de la clôture.; Les demandes des directions arrivent en continu et se priorisent chaque semaine.