Dossiers à délais de procédure impératifs, secret professionnel absolu et honoraires à conventionner.
Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.
Ce qu'il fait chaque jour
- Cartographier le compteIdentifier utilisateur, prescripteur, payeur, décideur et bloqueur avant toute prise de contact.
- Suivre les signaux des comptesRelever recrutements, réorganisations, publications et appels d'offres, et dire ce qu'ils changent.
- Préparer une entrée par rôleÉcrire pour chaque interlocuteur l'angle qui le concerne, plutôt qu'un argument unique.
- Prendre contact avec les interlocuteursMener les échanges par téléphone, message ou courriel selon ce qui convient à chaque rôle.
- Consigner les échanges du jourÉcrire le jour même ce qui a été dit et ce qui a été promis sur chaque compte touché.
- Tenir le plan de compteMettre à jour l'état de chaque compte : rôles rencontrés, sujets ouverts, prochaine action datée.
- Préparer le passage au commercialAssembler cartographie, historique et besoin formulé pour que le compte se reprenne sans perte.
- Rendre l'état du portefeuilleTransmettre chaque mois les comptes qui avancent, ceux qui stagnent et ceux à retirer de la cible.
Le savoir de votre activité qu'il reçoit
Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur avocat.
Vocabulaire
- Secret professionnel
- La protection absolue des échanges avec le client ; il ne se lève ni par accord ni par intérêt du dossier.
- Conflit d'intérêts
- L'impossibilité de défendre deux intérêts opposés ; il se vérifie avant d'ouvrir un dossier, pas après.
- Convention d'honoraires
- L'accord écrit sur le mode de rémunération, obligatoire et signé au début de la relation.
- Délai de procédure
- Les échéances impératives de chaque acte ; passé le délai, le droit est perdu et rien ne le rattrape.
- Maniement de fonds
- Les sommes reçues pour un client, qui transitent obligatoirement par la caisse de la profession.
- Diligences
- Le détail des actes accomplis, qui justifie les honoraires et se consigne au fur et à mesure.
- Aide juridictionnelle
- La prise en charge par l'État pour les clients éligibles, avec son barème et ses formalités propres.
- Conclusions
- L'écriture qui expose les demandes et les moyens ; sa date de dépôt suit le calendrier de procédure.
Documents
- Convention d'honoraires signée
- Elle fixe le mode de calcul et évite l'essentiel des litiges ; elle se signe avant de travailler.
- Note de diligences
- Elle détaille les actes accomplis et le temps passé, pièce de référence en cas de contestation d'honoraires.
- Échéancier de procédure
- Il porte tous les délais du dossier ; c'est l'outil qui empêche la faute professionnelle la plus grave.
- Dossier de plaidoirie
- Pièces numérotées et bordereau communiqué à la partie adverse, sans quoi une pièce est écartée des débats.
Règles
- Le secret professionnel est absolu : aucune information sur un dossier ne sort du cabinet, même anonymisée, même à un proche du client.
- Un conflit d'intérêts se vérifie avant toute ouverture de dossier et impose de se déporter, quelle que soit la valeur de l'affaire.
- Aucun délai de procédure n'est laissé à la mémoire : il s'inscrit à l'échéancier le jour où il naît.
- Les fonds reçus pour un client passent par la caisse de la profession, jamais par le compte du cabinet ni par un compte personnel.
Spécificités
- Dossiers en cours
- La charge réelle du cabinet, dont chacun porte ses propres délais à ne pas manquer.
- Heures facturables
- L'unité de facturation au temps passé, à consigner au jour le jour et non reconstituée.
- Jours avant échéance
- Le compte à rebours de chaque acte, seul indicateur qui prime sur tous les autres.
- Le client
- Il veut être rassuré et compris autant que défendu, et comprend mal que le délai prime sur sa disponibilité.
- Le greffe de la juridiction
- Il enregistre les actes et fixe les audiences ; ses exigences de forme font rejeter un dépôt tardif ou incomplet.
- L'avocat adverse
- Il communique les pièces et les écritures ; la relation confraternelle encadre les échanges par des règles précises.
- Le bâtonnier et l'ordre
- Ils tranchent les difficultés déontologiques et les contestations d'honoraires, et leur avis s'impose.
- Les délais de procédure commandent tout : une audience ou une forclusion ne se déplace pas pour convenance du cabinet.
- Les vacations judiciaires et les périodes de vacances déplacent les audiences et compriment les calendriers de rentrée.
- L'urgence est structurelle : référés, gardes à vue et mesures conservatoires tombent sans prévenir sur un planning plein.
Les autres logiciels de votre activité
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