Assistant évaluation des performances pour assurance — compagnie et agence

Primes annuelles à reconduire, sinistres à instruire et devoir de conseil à prouver.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Établir la liste des entretiens dusDresser la liste des personnes concernées selon les règles de la campagne et les échéances légales, en vérifiant les arrivées récentes, les absences longues et les changements de manager.
Ouvrir la campagneDiffuser le calendrier, mettre les supports à disposition, rappeler à chacun ce qu'il doit préparer et sous quel délai, et poser les créneaux dans les agendas lorsque l'équipe le souhaite.
Relancer les managers en retardAdresser à chaque manager la liste nominative des entretiens qui lui restent avec la date limite, aux intervalles convenus, et remonter sans commentaire ceux qui n'ont rien rendu passé l'échéance.
Vérifier et archiver les comptes rendusContrôler que chaque compte rendu reçu a ses rubriques remplies et sa signature lorsqu'elle est prévue, puis l'archiver dans le dossier du salarié, sans en analyser le contenu.
Tenir l'avancement par servicePublier le taux d'avancement agrégé par service et signaler au responsable RH les entretiens professionnels qui risquent de dépasser leur échéance légale, sans nommer personne hors relance.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur assurance — compagnie et agence.

Vocabulaire

Devoir de conseil: Obligation de recueillir les besoins du client et de justifier par écrit le contrat proposé ; sa preuve est exigée des années après la souscription.
Échéance principale: Date anniversaire du contrat à laquelle la prime est appelée et la résiliation possible ; elle structure toute l'année commerciale.
Déclaration de sinistre: Signalement du client dans le délai contractuel, souvent cinq jours ouvrés et deux jours en cas de vol ; hors délai, la garantie se discute.
Franchise: Part du sinistre qui reste à la charge de l'assuré ; elle se rappelle avant l'indemnisation et non au moment du virement.
Résiliation infra-annuelle: Droit du client de résilier à tout moment après un an sur certains contrats ; l'agence doit la traiter sans la freiner.

Documents

Fiche de recueil des besoins: Elle consigne la situation du client et ses attentes, et fonde le conseil donné ; sans elle, toute réclamation se perd devant le médiateur.
Conditions particulières du contrat: Elles nomment l'assuré, les garanties souscrites, les franchises et les exclusions ; c'est le document que l'on relit au sinistre.
Avis d'échéance: Il appelle la prime annuelle et rappelle la faculté de résiliation ; son envoi tardif ouvre un droit de résiliation supplémentaire au client.
Constat et dossier de sinistre: Ils datent les faits et fondent l'instruction ; une pièce manquante suspend l'indemnisation et fait basculer le client en réclamation.

Règles

Aucune souscription sans recueil écrit des besoins et remise des documents d'information : le devoir de conseil se prouve par la trace, pas par le souvenir de l'entretien.

Les données de santé et les pièces de sinistre ne se communiquent qu'à l'assuré et aux intervenants habilités du dossier, jamais à un proche ni à un tiers qui les demande.

L'agent ne souscrit aucun contrat et ne décide d'aucune indemnisation : il prépare les dossiers, relance les pièces manquantes et suit les échéances, l'agent général ou le gestionnaire décide.

Spécificités

prime annuelle: Cotisation appelée pour la période de garantie ; le portefeuille de l'agence se mesure en primes et non en nombre de contrats.
taux de sinistralité: Rapport entre les sinistres payés et les primes encaissées ; il décide de la rentabilité du portefeuille et des majorations tarifaires.
assuré: Savoir vite s'il est couvert et pour combien, avec la franchise annoncée avant l'indemnisation et non découverte sur le virement.
compagnie mandante: Des dossiers instruits selon ses procédures, une sinistralité maîtrisée sur le portefeuille et des souscriptions conformes aux règles d'acceptation.
expert ou réparateur: Un mandat clair sur l'étendue de la mission, et un dossier complet transmis avant le déplacement plutôt qu'après.; Les échéances principales se concentrent au premier janvier et au premier avril selon les branches ; les semaines qui précèdent portent les résiliations et les renégociations.; Les sinistres climatiques arrivent par vagues, grêle en été, tempête en hiver, et saturent l'instruction pendant plusieurs semaines après l'événement.