Assistant opérations achats pour agence de voyage

Garantie financière obligatoire, acomptes encaissés longtemps avant le départ et annulations à arbitrer.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Chercher les doublonsRepérer les fournisseurs et articles créés plusieurs fois sous des variantes.
Instruire les créationsVérifier pièces et unicité avant l'ouverture d'une fiche fournisseur.
Contrôler les changements bancairesConfirmer toute modification de compte par rappel sur un numéro du dossier.
Tenir les délégationsMettre à jour signatures et seuils d'engagement après chaque mouvement.
Tenir le calendrier achatsProgrammer consultations, renouvellements et revues avec de la marge.
Nettoyer le référentielFusionner les doublons validés et fermer les comptes devenus inactifs.
Préparer les dossiers de réunionRassembler chiffres et points à trancher avant chaque réunion du service.
Suivre les demandes en attenteRelever ce qui attend une pièce, une signature ou une réponse, et depuis quand.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence de voyage.

Immatriculation d'opérateur de voyages: L'inscription obligatoire pour vendre des voyages, qui suppose garantie financière et assurance de responsabilité civile professionnelle.
Garantie financière: La caution qui rembourse les clients si l'agence dépose le bilan : elle est obligatoire et son montant se révise chaque année.
Forfait touristique: La combinaison d'au moins deux prestations vendue à un prix global : elle engage l'agence sur la totalité du voyage.
Responsabilité de plein droit: L'agence répond de la bonne exécution du voyage même quand la défaillance vient d'un prestataire sur place.
Acompte: La somme encaissée à la réservation, parfois un an avant le départ : c'est de la trésorerie qui n'est pas encore gagnée.
Circonstances exceptionnelles: Le cas qui ouvre au client une annulation sans frais avant le départ, apprécié destination par destination.

Contrat de voyage: L'écrit qui décrit les prestations, les prix, les modalités d'annulation et les recours, remis avant l'engagement du client.
Attestation de garantie financière: Le document du garant, à jour et affiché, qui conditionne le droit d'exercer et rassure le client.
Information précontractuelle standardisée: Le formulaire obligatoire qui dit au client s'il achète un forfait et quels droits il en tire.
Police de responsabilité civile professionnelle: La couverture obligatoire de l'agence, dont l'attestation se fournit à l'immatriculation puis à chaque renouvellement.
Bon d'échange prestataire: Le document remis au client pour l'hôtel, le transfert ou l'excursion : il prouve ce qui est payé et réservé.

Aucune vente de voyage sans immatriculation à jour et sans garantie financière en cours de validité.

L'information précontractuelle est remise avant l'engagement du client, jamais glissée dans la facture.

L'agence répond de la bonne exécution du voyage devant son client, même quand la défaillance vient d'un prestataire.

L'agent ne confirme aucune réservation et n'encaisse aucun acompte sans validation : il prépare, compare et relance.

dossier: L'unité de travail et de facturation : un client, un voyage, toutes les prestations qui s'y rattachent.
marge par dossier: La différence entre le prix vendu et le coût des prestataires : elle se calcule avant confirmation, pas après.
acompte encaissé: L'unité de suivi de la trésorerie, à distinguer du chiffre d'affaires tant que le voyage n'est pas parti.
Voyageur: Attend un devis clair, une réponse pendant son voyage et une agence joignable quand un vol est annulé à l'étranger.
Tour-opérateur et prestataire: Attendent des noms, des effectifs et des règlements aux échéances du contrat, sous peine d'annulation des réservations.
Garant financier: Attend les comptes annuels et un encours d'acomptes cohérent avec le montant qu'il garantit.
Compagnie aérienne: Attend des dossiers émis dans les délais d'émission, faute de quoi les places tombent sans préavis.; Les réservations de l'été se prennent dès janvier, et les acomptes dorment des mois avant le départ.; Les départs se concentrent sur les vacances scolaires et les ponts, avec des urgences qui tombent le week-end.; Une grève, une météo ou une alerte sanitaire change un programme en quelques heures et mobilise toute l'agence.; Le renouvellement de la garantie financière et de l'immatriculation revient chaque année à date fixe.