Agent de classement pour agence de communication

Budgets annuels par client, allers-retours de validation sans fin et achats médias avancés.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Identifier les fichiers arrivésOuvrir chaque fichier déposé aux points d'arrivée pour déterminer depuis son contenu son type, l'entité concernée, la date du document et son dossier de rattachement, sans se fier au nom d'origine.
Renommer et rangerAppliquer la convention de nommage à chaque fichier identifié puis le déplacer dans le dossier correspondant de l'arborescence, en ajoutant un suffixe et en signalant la collision quand le nom voulu est déjà pris.
Alimenter la corbeille à trancherPlacer dans une corbeille consultable chaque fichier dont la destination n'est pas certaine, avec une note disant ce qui a été identifié et ce qui manque pour décider, sans le ranger au plus vraisemblable.
Lister les doublonsRepérer les fichiers au contenu identique, désigner celui qui est le mieux placé, laisser les autres en place et les inscrire dans une liste soumise au responsable, qui seul décide de la suppression.
Rendre le bilan du classementDonner chaque jour le nombre de fichiers rangés, le contenu de la corbeille à trancher, les doublons proposés, les collisions de nom et les familles de documents qui n'ont pas de place dans l'arborescence.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur agence de communication.

Brief: L'expression du besoin par l'annonceur ; un brief flou produit une recommandation à côté et un budget perdu.
Recommandation: La réponse stratégique et créative de l'agence, souvent produite avant toute rémunération.
Compétition: La mise en concurrence des agences, où plusieurs travaillent gratuitement pour un seul gagnant.
Cession de droits: L'autorisation d'utiliser une création, bornée en durée, en territoire et en supports ; elle se rachète.
Budget annuel: L'enveloppe confiée par l'annonceur pour l'année, qui se répartit entre conseil, production et achat d'espace.
Aller-retour de validation: Le cycle de corrections du client, principal poste de dérapage de la rentabilité d'un projet.
Production: La fabrication des livrables après validation : elle se sous-traite souvent et se refacture avec sa marge.
Taux d'occupation: La part du temps des équipes réellement vendue, indicateur de survie de toute agence.

Contrat cadre annuel: Il fixe les modalités de travail, les tarifs et le nombre d'allers-retours inclus avant facturation supplémentaire.
Devis par projet: Il chiffre la création, la production et les droits ; les droits oubliés sont la perte la plus fréquente.
Contrat de cession de droits: Il borne durée, territoire et supports d'utilisation d'une création, modèles et musiques compris.
Procès-verbal de validation: La trace écrite du bon pour accord du client, sans laquelle une reprise devient un cadeau.

Aucune création ne se diffuse au-delà de la durée, du territoire et des supports prévus au contrat de cession de droits.

Chaque validation se trace par écrit : sans bon pour accord, une reprise après diffusion n'est jamais facturable.

Les allers-retours inclus se comptent et se rappellent au client avant de dépasser, pas au moment de la facture.

Les mentions légales obligatoires d'une campagne se vérifient avant diffusion, quel que soit le délai restant.

Jours-hommes vendus: L'unité de facturation du conseil et de la création, à comparer au temps réellement consommé.
Allers-retours inclus: Le nombre de cycles de correction prévus au devis, au-delà duquel toute reprise se facture.
Taux d'occupation: La part du temps des équipes affectée à des projets facturés, qui décide de la rentabilité annuelle.
Le directeur marketing annonceur: Il arbitre et fait valider par sa hiérarchie, ce qui rallonge chaque cycle sans qu'il le maîtrise.
Les prestataires de production: Photographes, studios et imprimeurs ont leurs délais et leurs droits, à répercuter au devis.
Les modèles et les auteurs: Leur image et leurs œuvres se cèdent sur une durée bornée ; le dépassement est une faute coûteuse.
Le service juridique de l'annonceur: Il relit les contrats et les mentions légales, souvent au dernier moment avant diffusion.; Les budgets annuels se négocient en fin d'année pour l'année suivante, et une perte de budget se voit six mois plus tard.; Les campagnes se concentrent sur des fenêtres précises, rentrée et fêtes, qui saturent les équipes au même moment.; Les validations du client traînent puis l'échéance ne bouge pas : l'écrasement du planning est la norme, pas l'exception.