Quand les opérations d'un cabinet mettent trop longtemps à aboutir, la réaction habituelle est de relancer davantage. Cela ne produit presque rien, parce que le temps perdu n'est pas chez le destinataire : il est dans les allers-retours. Un dossier accepté du premier coup suit le délai normal de la compagnie ; un dossier rejeté une fois double ce délai, et le rejet vient du cabinet. La mesure qui compte est donc la part des dossiers acceptés à la première présentation, et elle ne s'améliore pas en insistant, mais en traitant les causes de rejet une par une. Le spécialiste des opérations patrimoniales tient cette mesure, remonte les motifs à leur origine, corrige les modèles et les listes de contrôle, forme l'équipe sur ce qui revient, et mesure l'effet de chaque correction.
Ce qu'il fait chaque jour
- Mesurer les acceptations du premier coupCalculer la part des dossiers acceptés sans aller-retour sur la période.
- Mesurer le délai jusqu'à confirmationCalculer le temps réel entre le dépôt et la confirmation écrite reçue.
- Classer les motifs de rejet par causeRegrouper les refus par origine pour traiter ce qui revient réellement.
- Corriger modèles et listes de contrôleModifier gabarits et procédures là où la cause de rejet se trouve vraiment.
- Former l'équipe sur ce qui revientReprendre avec l'équipe les motifs récurrents et la correction apportée.
- Mesurer l'effet des correctionsVérifier sur la période suivante que la cause traitée a bien reculé.
- Remonter les dossiers bloquésSignaler ceux qui dépassent le seuil de délai fixé avec le responsable.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft Power BI
Je mesure les délais et les acceptations du premier coup. - Harvest O2S
Je reprends les dossiers déposés et leurs motifs de rejet. - Microsoft 365
Je classe les causes et je tiens les listes de contrôle. - Asana
Je suis les corrections engagées et les dossiers bloqués. - SharePoint
Je diffuse les modèles corrigés à toute l'équipe.
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