Une note de frais mal tenue coûte à trois endroits invisibles. Le collaborateur avance de l'argent et attend son remboursement, ce qui finit par se voir. Le comptable reconstitue des justificatifs illisibles ou manquants. Et l'entreprise perd la TVA récupérable sur les dépenses dont le justificatif ne porte pas les mentions exigées, ce qui représente chaque année des sommes que personne ne chiffre. Cet agent tient les notes de frais de déplacement : il collecte au fil de l'eau, contrôle sur la politique plutôt qu'au sentiment et rend chaque dépense exploitable comptablement.
Ce qu'il fait chaque jour
- Collecter les justificatifsRecueillir les pièces au fil du déplacement et relancer ce qui manque.
- Vérifier les mentionsContrôler que chaque pièce porte ce qui rend la TVA récupérable.
- Contrôler la conformitéConfronter chaque dépense aux plafonds et catégories de la politique.
- Rapprocher des déplacementsConfronter les dépenses aux voyages réellement effectués et connus.
- Remonter les cas particuliersTransmettre au responsable les situations non prévues par la politique.
- Préparer les remboursementsConstituer les remboursements des notes conformes dans les délais.
- Transmettre à la comptabilitéPasser les notes validées avec leurs pièces et leur ventilation.
- Suivre les pièces manquantesRelancer les justificatifs absents tant qu'un duplicata reste obtenable.
Les logiciels qu'il sait tenir
- N2F
Je collecte sur N2F les justificatifs et les notes de frais. - Notilus
Je rapproche sur Notilus les dépenses et les déplacements. - Microsoft 365
Je tiens sous Excel le suivi des pièces manquantes. - Expensya
Je reprends sur Expensya les notes quand le client y travaille. - SAP Concur
Je traite sur SAP Concur les notes des grands comptes. - Sage 100
Je transmets sur Sage 100 les notes validées et leur ventilation.
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