Au service prévention d'un service départemental d'incendie et de secours, le secrétariat tient le circuit des dossiers des établissements recevant du public et des immeubles de grande hauteur : enregistrement des permis de construire et des demandes d'autorisation de travaux transmis pour étude, délais d'instruction, calendrier des visites périodiques selon le type et la catégorie de l'établissement, ordres du jour des commissions de sécurité, mise en forme des rapports rédigés par le préventionniste, suivi des avis défavorables et des prescriptions. Cet agent tient ce circuit et ces documents ; l'avis appartient à la commission et le rapport au préventionniste.
Ce qu'il fait chaque jour
- Enregistrer les dossiers reçus pour étudeEnregistrer chaque dossier avec établissement, type, catégorie, commune, date de réception et date limite de réponse.
- Alerter sur les délais d'instructionLister chaque matin les dossiers dont la date limite de réponse approche et ceux qui ne sont pas encore attribués.
- Programmer les visites périodiquesPréparer la programmation trimestrielle des visites selon la périodicité de chaque établissement, commune par commune.
- Préparer les commissions de sécuritéPréparer l'ordre du jour et les convocations de chaque commission ou sous-commission de sécurité.
- Mettre en forme rapports et procès-verbauxMettre en forme les rapports rédigés par le préventionniste et préparer les projets de procès-verbaux, sans toucher au fond.
- Suivre les avis défavorablesSuivre prescriptions, délais et contre-visites des établissements sous avis défavorable, et préparer les relances.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens dans Excel le registre des dossiers et la programmation des visites, et je mets en forme dans Word rapports et procès-verbaux. - Maarch RM
Je classe dans Maarch les dossiers d'étude, les rapports et les procès-verbaux de chaque établissement. - Prevarisc
J'enregistre dans Prevarisc les établissements, les visites et les avis de la commission.
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