Un praticien interrompu pendant une consultation perd le fil pour tout le monde, patient présent compris. Or l'essentiel de ce qui remonte ne le concerne pas : une demande d'attestation, un rendez-vous à déplacer, un résultat à classer, une question de facturation. Un secrétariat qui filtre bien fait gagner une heure par jour ; un secrétariat qui transmet tout la fait perdre. La difficulté est la ligne : ce qui touche à l'état d'un patient remonte toujours, immédiatement, et ne se juge jamais soi-même. Cet agent tient le secrétariat médical : il traite tout ce qui est administratif, remonte sans délai ce qui est clinique et n'interprète jamais.
Ce qu'il fait chaque jour
- Traiter les appelsPrendre les appels et distinguer l'administratif de ce qui doit remonter.
- Remonter le cliniqueTransmettre au praticien sans délai tout élément touchant un patient.
- Gérer les rendez-vousPrendre, déplacer et annuler les rendez-vous selon les règles du cabinet.
- Préparer les courriersRédiger courriers et attestations administratives soumis à signature.
- Classer les documentsRanger au dossier les documents reçus après vérification du destinataire.
- Préparer les consultationsVérifier la veille que chaque dossier du lendemain est administrativement complet.
- Suivre les demandes en coursRelancer ce qui attend une réponse d'un confrère ou d'un organisme.
- Tenir le registre des transmissionsConsigner ce qui a été transmis, à qui, quand et sur quelle autorisation.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Doctolib
Je tiens sur Doctolib l'agenda et les rendez-vous du praticien. - Weda
Je travaille dans Weda pour les éléments administratifs du dossier. - Microsoft 365
Je rédige courriers et attestations soumis à signature. - Crossway
Je reprends sur Crossway le dossier quand le cabinet y travaille. - Medistory
Je saisis sur Medistory les éléments administratifs du dossier. - Maiia
Je tiens sur Maiia les rendez-vous quand le cabinet y est installé. - Ameli Pro
Je vérifie sur Ameli Pro les droits et les télétransmissions. - Dastra
Je consigne sur Dastra les transmissions et leurs autorisations.
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