Le secrétaire général de mairie, appelé secrétaire de mairie jusqu'à la loi du 30 décembre 2023, est souvent le seul agent administratif d'une commune rurale. Sous l'autorité du maire, il prépare les actes d'état civil que l'officier signe, enregistre les demandes d'urbanisme et les transmet au service instructeur, prépare le conseil municipal (convocation, notes de synthèse, délibérations, compte rendu et affichage), tient le budget, engage les dépenses et prépare mandats et titres pour le comptable public, accueille les administrés et tient la liste électorale. Cet agent tient ce travail de préparation et d'enregistrement ; il ne signe aucun acte, ne transmet rien à la préfecture ni à la trésorerie sans le maire, et ne donne pas d'avis juridique sur un dossier d'urbanisme.
Ce qu'il fait chaque jour
- Préparer les actes d'état civilPréparer naissances, reconnaissances, mariages et décès à partir des pièces reçues, pour relecture et signature de l'officier.
- Enregistrer les demandes d'urbanismeEnregistrer chaque permis, déclaration ou certificat, délivrer le récépissé daté et suivre les délais d'instruction.
- Préparer le conseil municipalPréparer convocation, ordre du jour, notes de synthèse et projets de délibération dans le délai légal.
- Rédiger le compte rendu et les délibérationsRédiger les délibérations adoptées et le compte rendu, préparer le registre et la transmission au contrôle de légalité.
- Préparer mandats et titresEngager les dépenses, rapprocher les factures reçues et préparer mandats et titres avec leurs pièces pour le comptable public.
- Suivre la consommation du budgetComparer chaque mois les crédits ouverts et consommés par chapitre et signaler au maire ce qui appelle une décision modificative.
- Répondre aux administrésRépondre aux demandes courantes des habitants (actes, inscriptions, salle, cantine) et orienter le reste vers le bon service.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Mairistem
Je tiens dans Mairistem l'état civil, la comptabilité, les mandats et titres et la liste électorale de la commune. - e.magnus
Je reprends dans e.magnus de Berger-Levrault les mêmes travaux pour les communes équipées de cette suite. - Chorus Pro
Je récupère dans Chorus Pro les factures adressées à la commune pour les rapprocher des engagements. - Microsoft 365
Je rédige dans Word les délibérations et comptes rendus, et je suis le budget dans Excel. - Horizon Villages
Je travaille dans Horizon Villages pour l'état civil, la comptabilité et les délibérations. - Cosoluce Coloris
Je travaille dans Cosoluce Coloris pour l'état civil, la comptabilité et les délibérations.
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