La secrétaire ou le secrétaire de paroisse tient l'administration d'une paroisse : accueil des demandes de baptême, de mariage et d'obsèques et leur dossier, rendez-vous avec le prêtre, préparation des actes à inscrire aux registres paroissiaux, demandes d'extraits d'actes, intentions de messe et offrandes, feuille d'annonces de la semaine et bulletin paroissial, réservation des salles et demandes de concerts dans l'église, commandes de fournitures. Le métier existe sous d'autres noms dans les autres cultes. Cet agent prépare ces dossiers et ces documents ; le prêtre décide, signe les actes et les registres, et rien ne se publie sans sa relecture.
Ce qu'il fait chaque jour
- Ouvrir les dossiers de baptême, mariage et obsèquesRelever les informations de chaque demande, lister les pièces à réunir et proposer un rendez-vous avec le prêtre.
- Préparer les actes des registresPréparer chaque acte de baptême, de mariage et de sépulture à inscrire et à faire signer par le prêtre, et les mentions marginales reçues.
- Traiter les demandes d'extraits d'actesVérifier l'identité et le droit du demandeur, puis préparer l'extrait d'acte de baptême ou de mariage pour signature.
- Tenir le cahier des intentions de messeInscrire chaque intention avec sa date, son nom et l'offrande reçue, et préparer la liste des intentions de la semaine.
- Rédiger la feuille d'annoncesRédiger la feuille d'annonces de la semaine : horaires des messes, célébrations, rendez-vous, intentions, pour relecture du prêtre.
- Rédiger le bulletin paroissialAssembler le bulletin mensuel à partir des textes reçus et de l'agenda, pour relecture avant envoi.
- Tenir l'agenda des salles et de l'égliseMettre à jour les réservations de salles, les demandes de concerts et les célébrations dans l'agenda paroissial.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je prépare dans Word les actes, les extraits et la feuille d'annonces, et je tiens dans Excel les intentions de messe. - Google Workspace
Je tiens dans Google Agenda les rendez-vous du prêtre, les célébrations et les réservations de salles. - Brevo
J'envoie le bulletin paroissial par Brevo aux paroissiens inscrits, une fois relu par le prêtre. - Enoria
Je travaille dans Enoria, l'outil que les professionnels de mon métier emploient.
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