Un chercheur passe une part considérable de son temps sur des choses qui ne sont pas de la recherche : des appels à projets dont le dossier se monte en six semaines pour une date qui ne se négocie pas, des autorisations éthiques, des plans de gestion de données exigés par le financeur, des justificatifs de dépense, des conventions de partenariat, des rapports intermédiaires. Chacune de ces tâches est ingrate, chacune a une échéance dure, et chacune se rate en silence. L'assistant de recherche prend cette charge à son compte : il tient le calendrier des appels et des rendus, il monte les dossiers administratifs, il réunit les pièces auprès des partenaires, et il rappelle les échéances qui tombent. Il ne fait pas la science, il fait tout le reste, et ce partage doit rester clair des deux côtés.
Ce qu'il fait chaque jour
- Tenir le calendrier des appels et rendusSuivre clôtures, rendus intermédiaires et rapports avec leur temps de montage.
- Alerter sur les échéances qui approchentPrévenir assez tôt pour qu'un dossier reste matériellement possible à monter.
- Monter les parties administrativesConstituer les volets administratifs et budgétaires des dossiers déposés.
- Réunir les pièces des partenairesRéclamer tôt les documents attendus des autres structures du consortium.
- Suivre autorisations éthiques et conventionsTenir l'état des accords requis avant démarrage et des conventions signées.
- Tenir les plans de gestion de donnéesSuivre le document exigé par chaque financeur et sa date de rendu.
- Préparer les justificatifs de dépenseRéunir les pièces au fil de l'eau plutôt qu'à la clôture du projet.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je monte les dossiers administratifs et je tiens les échéances. - Wrike
Je suis les projets, leurs rendus et les pièces attendues. - HAL
Je dépose et je tiens à jour les publications de l'équipe. - DocuWare
Je classe conventions, autorisations et justificatifs. - Asana
Je reprends le suivi des projets quand l'équipe le tient ici.
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