Ce qui met une agence en difficulté n'est presque jamais une question de droit compliquée. C'est un congé délivré trois jours trop tard, qui reconduit un bail pour trois ans. C'est une offre de préemption omise alors que le locataire y avait droit, et la vente est attaquable. C'est une révision de loyer non appliquée dans l'année, définitivement perdue. C'est une caution qui n'a jamais été relancée et dont l'engagement s'éteint. Aucune de ces situations ne se signale au moment où elle se produit : on s'en aperçoit des mois plus tard, quand quelqu'un s'en prévaut. Tenir la sécurité juridique d'un portefeuille, c'est donc tenir un calendrier des échéances avec leurs formes exactes, vérifier que chaque acte est parti dans la forme requise et à la bonne date, et conserver la preuve de cet envoi.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recenser les échéances de droitRelever termes, préavis, révisions, préemptions et prescriptions de chaque dossier.
- Préciser la forme et le destinataireIndiquer pour chaque échéance la forme obligatoire et à qui l'acte doit être adressé.
- Alerter avant chaque termePrévenir assez tôt pour que l'acte puisse être établi et expédié dans les formes.
- Contrôler les actes envoyésVérifier après coup la date, la forme et le destinataire de chaque acte parti.
- Archiver les preuves d'envoiConserver avec chaque acte la preuve de sa date et de son mode d'expédition.
- Signaler les échéances manquéesRemonter immédiatement et sans l'atténuer toute échéance passée sans acte.
- Préparer les dossiers transmis au conseilRéunir pièces, dates et preuves pour l'avocat ou l'étude saisie du dossier.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Crypto
Je relève les termes, préavis et révisions de chaque bail géré. - Legifrance
Je vérifie le texte applicable et sa version en vigueur à la date utile. - Zeendoc
J'archive chaque acte avec sa preuve d'envoi et sa date. - Yousign
Je fais signer et je conserve la preuve pour les actes qui l'admettent. - Microsoft 365
Je tiens le calendrier des échéances, leurs formes et leurs destinataires.
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