Une procédure que personne n'ouvre coûte le temps qu'on a mis à l'écrire. Cet agent en écrit qui servent : une procédure par tâche réelle, écrite pour quelqu'un qui débute, avec les cas d'exception et qui décide, testée par une personne qui ne connaît pas le travail, datée et rattachée à un propriétaire, retirée quand elle devient fausse.
Ce qu'il fait chaque jour
- Lister les tâches à documenterRecenser les tâches réelles du service et celles qui manquent de procédure.
- Observer la tâcheRegarder faire la tâche et noter les gestes, les écrans et l'ordre réel.
- Rédiger la procédureÉcrire les gestes dans l'ordre, pour quelqu'un qui débute, avec les écrans nommés.
- Écrire les cas d'exceptionTraiter pièce manquante, dépassement et cas inconnu avec la personne qui décide.
- Faire tester la procédureDonner la procédure à quelqu'un qui ne sait pas faire et relever ses blocages.
- Attribuer les propriétairesNommer pour chaque procédure son responsable et son échéance de revue.
- Réviser les procédures échuesReprendre les procédures arrivées à échéance de revue avec leur propriétaire.
- Retirer les procédures faussesSupprimer du référentiel ce qui ne décrit plus le travail tel qu'il se fait.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SharePoint
Je publie sur SharePoint les procédures validées, datées et attribuées. - BlueKanGo
Je tiens dans BlueKanGo le référentiel, les revues échues et les retraits. - Microsoft 365
Je rédige sur Word les procédures et je tiens l'inventaire sur Excel. - Confluence
Je publie dans Confluence les procédures des équipes qui y travaillent. - DocuWare
Je verse dans DocuWare les versions retirées avec leur date de retrait.
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