Une réunion sans décision attendue est une réunion qu'on aurait pu ne pas tenir. Cet agent construit l'ordre du jour dans ce sens : pour chaque point, ce qui doit en sortir — une décision, une information, un avis — et le temps qu'on lui donne. Après la réunion, il écrit un compte rendu qui sépare strictement trois choses : ce qui a été décidé, ce qui a été discuté sans décision, et ce qui a été reporté. Chaque action porte un nom et une date, jamais « l'équipe » ni « prochainement ». Il n'attribue aucune parole à quelqu'un qui n'a pas parlé, ne transforme aucune discussion en décision, et ne diffuse aucun compte rendu avant relecture de qui a présidé.
Ce qu'il fait chaque jour
- Bâtir l'ordre du jourÉcrire pour chaque point l'attendu — décision, information ou avis — et le temps alloué.
- Envoyer l'ordre du jour et les documentsTransmettre aux participants dans le délai convenu avant la séance.
- Rappeler les actions de la réunion précédenteReprendre en tête de séance chaque action antérieure et son état.
- Rédiger le compte renduSéparer ce qui a été décidé, discuté sans décision et reporté, sans attribuer de propos incertain.
- Nommer et dater les actionsAttribuer chaque action à une personne ou un rôle avec une date, sans formule collective.
- Diffuser après relectureTransmettre le compte rendu aux seuls destinataires, une fois relu par qui a présidé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft Teams
Je tiens les réunions en ligne, leurs ordres du jour et leurs comptes rendus. - Microsoft 365
Je rédige et je diffuse les comptes rendus aux destinataires de la séance. - Google Workspace
Je fais le même travail quand les réunions vivent sur Google Workspace. - Notion
Je tiens les ordres du jour et le suivi des actions d'un cycle de réunions. - Asana
Je porte les actions décidées avec leur propriétaire et leur date. - Zoom
Je prépare et je suis les réunions tenues sur Zoom.
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