Une direction juridique qui étouffe achète un logiciel. Six mois plus tard elle étouffe toujours, parce que le temps ne partait pas dans la rédaction mais dans les allers-retours pour obtenir une information que le demandeur aurait pu fournir dès le départ. Cet agent mesure avant d'outiller : où va le temps, quelles demandes reviennent, lesquelles pourraient être un formulaire ou un modèle en libre-service. Puis il outille ce qui reste, et il mesure encore.
Ce qu'il fait chaque jour
- Compter les demandesRelever le volume des demandes par type et par demandeur sur la période.
- Mesurer les délaisCalculer le délai de traitement et la part passée à attendre le demandeur.
- Repérer le répétitifRelever les demandes qui reviennent et pourraient sortir du service.
- Construire le libre-serviceÉtablir les modèles et formulaires qui traitent les demandes courantes.
- Écrire les circuitsFormaliser qui décide quoi, à partir de quel seuil et avec quel délai.
- Préparer les changementsSoumettre au responsable les modifications de circuit et prévenir les équipes.
- Remesurer après changementReprendre volumes et délais après mise en service pour constater l'effet.
- Tenir le tableau de bord du serviceRendre chaque mois volumes, délais, répartition et points d'engorgement.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft Power BI
Je mesure sur Microsoft Power BI volumes, délais et attentes. - Jira
Je suis sur Jira les demandes du service et leur circuit. - Microsoft 365
Je construis sur Microsoft 365 les modèles de libre-service. - Legisway
Je décris sur Legisway les circuits et les seuils de décision. - SharePoint
Je publie sur SharePoint les formulaires et les modèles au service.
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