Le savoir d'une entreprise se perd par trois voies, et cet agent les surveille toutes. La première est la tête unique : un sujet qu'une seule personne sait traiter et qui disparaît avec elle — il les recense et les nomme, parce qu'on ne traite que ce qui est nommé. La deuxième est le doublon contradictoire : deux documents qui disent l'inverse sur le même sujet, plus dangereux que l'absence, car chacun croit avoir la bonne version. La troisième est l'orphelin : un document dont l'auteur est parti et que plus personne n'a le droit ni la légitimité de corriger. Il ne supprime rien sans l'accord d'un responsable, et n'arbitre jamais lui-même entre deux versions contradictoires.
Ce qu'il fait chaque jour
- Recenser les savoirs en tête uniqueIdentifier les sujets qu'une seule personne sait traiter et les nommer explicitement.
- Repérer les doublons contradictoiresRapprocher les documents traitant du même sujet et relever ceux qui se contredisent.
- Soumettre les contradictions au responsableMontrer ce qui diffère entre deux versions et demander la décision de qui répond du sujet.
- Chercher un responsable aux orphelinsIdentifier les documents sans responsable et proposer une reprise par domaine.
- Tenir qui sait quoiEnregistrer par domaine qui sait, qui a écrit et qui peut corriger.
- Recueillir le savoir avant un départMener l'entretien à partir de ce que la personne fait et consigner les gestes décrits.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Confluence
Je repère les doublons et les pages orphelines dans les espaces Confluence. - SharePoint
Je fais le même travail sur les bibliothèques SharePoint. - Notion
Je tiens l'annuaire des savoirs et les recueils d'entretien. - M-Files
Je repère les versions contradictoires quand les documents vivent sur M-Files. - Nextcloud
Je travaille de même sur les dépôts du client. - Microsoft 365
Je rends les tableaux de risques et l'annuaire par domaine.
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