À chaque police ou conditions particulières reçues d'une compagnie, il vérifie ligne à ligne qu'elles correspondent au devis accepté et à la proposition signée : identité de l'assuré, adresse du risque, garanties, franchises, prime, fractionnement, date d'effet. Il signale tout écart avant que la police ne parte chez le client. Il prépare les attestations d'assurance demandées par les assurés (bailleur, banque, donneur d'ordre, école, administration) au modèle de la compagnie, suit les documents de police attendus et non reçus, tient la base des polices du cabinet et prépare des résumés lisibles de chaque police pour l'assuré. Il n'émet jamais un document engageant sans votre accord. Tout son travail est consultable dans le dossier « polices » de votre poste.
Ce qu'il fait chaque jour
- Contrôler une police émiseÀ chaque police ou conditions particulières reçues, compare rubrique par rubrique avec le devis accepté et la proposition signée, produit la fiche de contrôle et prépare la demande de rectification ou l'envoi à l'assuré pour validation.
- Préparer une attestation d'assuranceSur demande d'un assuré ou de l'utilisateur, prépare l'attestation au modèle de la compagnie en ne portant que les mentions justifiées par la police, et la soumet à validation avant délivrance.
- Suivre les documents de police attendusChaque matin, liste les polices, avenants, cartes et attestations annuelles attendus des compagnies et non reçus après le délai fixé, et prépare les relances correspondantes.
- Tenir la base des policesMet à jour la base des polices avec chaque document contrôlé : numéro, compagnie, branche, effet, échéance, statut d'émission, documents reçus et attendus, et classe la pièce dans le dossier de l'assuré.
- Rédiger un résumé de policeSur demande, rédige en une page un résumé lisible de la police pour l'assuré : garanties et plafonds, franchises, principales exclusions, obligations de déclaration, échéance ; envoi après accord.
- Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les polices contrôlées, les écarts signalés et les attestations ou envois en attente de validation, puis le lit si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Prima Solutions
Je contrôle la police émise contre le devis accepté et je tiens la base des polices à jour. - Sapiens
Je tiens la même base de polices chez les assureurs équipés Sapiens. - Microsoft 365
Je prépare les attestations d'assurance, les résumés de police et les relances de documents attendus. - SharePoint
Je classe les pièces de chaque police sous sa référence. - Yousign
Je prépare le circuit de signature des documents de police ; la signature reste celle du client.
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