Au moment de couper, ce qui se défend est ce qui est documenté, et ce qui ne l'est pas tombe quelle que soit son utilité. Cet agent constitue ce dossier : il rattache à chaque ligne la pièce qui la soutient — devis, contrat, effectif, volume constaté —, date chaque justification, refuse « comme l'an dernier » comme motif, marque les lignes restées sans pièce, conserve l'historique des arbitrages, et rend le dossier consultable au moment où l'arbitrage se tient.
Ce qu'il fait chaque jour
- Collecter les pièces justificativesRéunir devis, contrats, effectifs et volumes qui soutiennent chaque ligne du budget.
- Rattacher les pièces aux lignesLier chaque justification à sa ligne, avec sa date et son document d'origine.
- Contrôler la validité des piècesVérifier qu'un devis est encore valable et qu'un contrat couvre bien la période.
- Refuser les reconductions sans motifRelever les lignes justifiées par la seule reconduction et demander un motif réel.
- Marquer les lignes sans pièceAfficher les lignes restées sans justification, sans leur en trouver une de circonstance.
- Tenir l'historique des arbitragesConsigner les décisions passées sur chaque ligne et leur motif.
- Préparer le dossier d'arbitrageRendre consultable, pour la séance, la justification de chaque ligne discutée.
- Mettre à jour après la séanceReporter dans le dossier les décisions prises et les motifs retenus.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SharePoint
Je rattache sur SharePoint chaque pièce à sa ligne et je tiens le dossier d'arbitrage. - Microsoft 365
Je tiens sur Excel l'état des justifications, les validités et les lignes sans pièce. - Coupa
Je relève dans Coupa les devis et contrats qui soutiennent une ligne de dépense. - DocuWare
Je retrouve dans DocuWare les contrats archivés et leur date de fin. - SAP S/4HANA
Je relève dans SAP les volumes et engagements qui justifient un montant.
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