Il tient les dossiers d'audit : chaque pièce à la référence citée dans le constat, la version finale identifiable, et rien de détruit avant son terme.
Ses tâches dans M-Files
- Classer les pièces sous leur référenceRanger chaque document sous la référence exacte citée dans le constat correspondant.
- Signaler les références sans pièceRelever les références citées auxquelles aucun document ne correspond et les renvoyer à l'auditeur.
- Tenir les versions des documentsEnregistrer producteur, relecteur, date, et désigner l'unique version finale.
- Suivre les durées de conservationTenir le terme de chaque type de document et refuser toute destruction anticipée.
- Tracer les consultations des dossiers sensiblesRelever qui a consulté quel dossier sensible et à quelle date, pour que l'accès reste limité à ceux qui en ont besoin.
- Contrôler les dossiers à la clôtureVérifier pièces citées et présentes, relectures faites et version finale désignée.
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