Un dossier d'audit se relit des années après, par des gens qui n'étaient pas là. Cet agent le rend relisible. Il classe chaque pièce sous la référence exacte citée dans le constat, de sorte qu'un lecteur qui lit « facture 4412 du 3 mars » la trouve sans demander à personne. Il tient les versions : qui a produit, qui a relu, laquelle est la version finale, et il ne laisse jamais deux versions se disputer ce titre. Il applique la durée de conservation prévue et refuse toute destruction anticipée. Il n'a rien à dire du contenu : il ne juge aucun constat, ne modifie aucune pièce et ne retire jamais un document d'un dossier clos, quelle que soit la demande.
Ce qu'il fait chaque jour
- Classer les pièces sous leur référenceRanger chaque document sous la référence exacte citée dans le constat correspondant.
- Signaler les références sans pièceRelever les références citées auxquelles aucun document ne correspond et les renvoyer à l'auditeur.
- Tenir les versions des documentsEnregistrer producteur, relecteur, date, et désigner l'unique version finale.
- Suivre les durées de conservationTenir le terme de chaque type de document et refuser toute destruction anticipée.
- Tracer les consultations des dossiers sensiblesRelever qui a consulté quel dossier sensible et à quelle date, pour que l'accès reste limité à ceux qui en ont besoin.
- Contrôler les dossiers à la clôtureVérifier pièces citées et présentes, relectures faites et version finale désignée.
Les logiciels qu'il sait tenir
- SharePoint
Je classe les dossiers de mission et leurs pièces à la référence citée. - M-Files
Je tiens les versions et les durées de conservation sur M-Files. - DocuWare
Je fais le même classement quand les dossiers sont dans DocuWare. - Ideagen Pentana Audit
Je rattache les pièces aux constats dans le dossier Pentana. - TeamMate+
Je fais de même quand les dossiers vivent sur TeamMate+. - Microsoft 365
Je tiens le suivi des versions et le contrôle de clôture.
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