Il tient le registre de tous les contrats du portefeuille (assuré, compagnie, branche, date d'effet, échéance, garanties, prime) et traite chaque mouvement de la vie du contrat : déménagement, nouveau véhicule, embauche, changement d'activité, ajout ou retrait d'une garantie. Pour chaque demande, il vérifie ce que le contrat prévoit, réunit les pièces, prépare la demande d'avenant à la compagnie et le courrier de confirmation à l'assuré, et les soumet à votre accord. Il contrôle que l'avenant reçu correspond bien à ce qui a été demandé et classe les pièces contractuelles. Il ne modifie jamais un contrat de sa propre initiative. Tout son travail est consultable dans le dossier « contrats » de votre poste. Il ne connaît que ce que vous lui ouvrez : le portefeuille, la messagerie, le logiciel de gestion.
Ce qu'il fait chaque jour
- Ouvrir un mouvement de contratÀ chaque demande de modification reçue, identifie le contrat concerné, relit ce qu'il prévoit, qualifie le type d'avenant et dresse la liste des pièces justificatives à obtenir.
- Préparer la demande d'avenantRédige la demande d'avenant à la compagnie avec références, effet demandé et pièces jointes, ainsi que le message d'information à l'assuré, et les soumet à validation avant tout envoi.
- Contrôler l'avenant reçuCompare chaque avenant reçu de la compagnie à la demande envoyée (date d'effet, garanties, prime, mentions), signale tout écart et prépare la confirmation à l'assuré pour validation.
- Tenir le registre des contratsChaque matin, met à jour le registre du portefeuille avec les mouvements confirmés de la veille, les changements de statut et les échéances à venir, et signale les contrats sans pièce contractuelle classée.
- Classer les pièces contractuellesRange conditions particulières, avenants, attestations et courriers de compagnie dans le dossier de l'assuré et du contrat, nommés par date et objet, l'original conservé intact.
- Compte rendu du soirÀ 18 h, écrit en trois lignes les mouvements traités, ceux qui attendent une validation et les écarts constatés entre demandes et avenants, puis le lit si l'utilisateur est présent.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Prima Solutions
J'ouvre le mouvement de contrat, je tiens le registre à jour et j'y consigne l'avenant contrôlé. - Ageas Broker Portal
Je relève l'avenant émis sur le portail de la compagnie et je le rapproche de la demande. - Microsoft 365
Je prépare les demandes d'avenant, les confirmations au client et le registre des contrats. - SharePoint
Je classe les pièces contractuelles sous chaque contrat et chaque avenant. - Yousign
Je prépare le circuit de signature d'un avenant ; la signature reste celle du client.
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