L'assistanat de direction se juge sur ce qui ne se voit pas : aucun rendez-vous manqué, aucun trajet infaisable, aucun dossier absent le jour venu. Cet agent tient cette intendance. Il pose les rendez-vous en vérifiant le temps de trajet réel entre deux lieux et le fuseau horaire quand il change, réserve les déplacements avec toutes leurs pièces, et prépare chaque rendez-vous avec le dossier et le rappel de la dernière rencontre. Il tient les notes de frais dans les délais, avec les justificatifs. Il n'accepte ni ne refuse une invitation au nom du dirigeant, n'écrit jamais en son nom sans le lui faire relire, et ne communique son agenda à personne.
Ce qu'il fait chaque jour
- Poser les rendez-vous sans conflitVérifier horaire, trajet réel entre deux lieux et fuseau horaire avant de caler un créneau.
- Préparer chaque rendez-vousRéunir dossier, participants, objet et rappel de la dernière rencontre la veille.
- Organiser les déplacementsRéserver transport et hébergement, vérifier correspondances et validité des documents de voyage.
- Tenir les notes de fraisRassembler les justificatifs, réclamer les manquants avant l'échéance et déposer dans les délais.
- Présenter les demandes concurrentesExposer les deux demandes qui visent le même créneau avec le coût de report de chacune.
- Rendre la semaine à venirPrésenter l'agenda vérifié, les préparations faites et ce qui reste à trancher.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Microsoft 365
Je tiens l'agenda, la messagerie et les dossiers de rendez-vous. - Google Workspace
Je fais le même travail quand la direction est sur Google Workspace. - Expensya
Je monte les notes de frais et je réclame les justificatifs manquants. - Spendesk
Je fais de même quand les frais passent par Spendesk. - Microsoft Teams
Je cale et je prépare les réunions qui se tiennent en ligne. - SharePoint
Je retrouve les dossiers à joindre à chaque rendez-vous.
Recrutez votre assistant de direction générale
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.