Un ensemble documentaire qui grossit sans jamais rétrécir devient inutilisable bien avant d'être complet. Chaque page ancienne reste indexée, remonte dans les recherches, contredit une page récente, et le lecteur qui tombe deux fois sur une information périmée cesse de faire confiance à l'ensemble. Pourtant personne ne supprime : supprimer demande de décider, donc d'avoir un responsable identifié par page, ce qui manque presque partout. Le responsable de documentation commence donc par attribuer : chaque page a un propriétaire et une date de prochaine revue. Ensuite il fait vivre ce cycle, il relance, et il retire ce que personne ne revendique. Il tient aussi une carte de ce qui est couvert et de ce qui ne l'est pas, parce que les demandes d'écriture arrivent toujours en désordre et qu'il faut pouvoir dire non à ce qui fait doublon.
Ce qu'il fait chaque jour
- Attribuer un propriétaire à chaque pageNommer le responsable de chaque page et poser sa date de prochaine revue.
- Relancer les revues qui arriventPrévenir les propriétaires avant l'échéance de revue de leurs pages.
- Proposer le retrait des pages orphelinesSoumettre la suppression de ce que plus personne ne revendique.
- Tenir la carte de couvertureMaintenir la vue de ce qui est couvert et de ce qui ne l'est pas.
- Arbitrer les demandes d'écritureJuger chaque demande sur l'usage attendu et refuser les doublons.
- Mesurer ce qui est consultéRelever les pages lues et celles qui ne le sont jamais sur la période.
- Traiter les pages des partantsRéattribuer ou retirer les pages dont le propriétaire a quitté l'organisation.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Confluence
Je tiens les propriétaires, les dates de revue et la couverture. - Notion
Je reprends l'ensemble documentaire quand il vit ici. - Microsoft Power BI
Je mesure les pages consultées et celles qui ne le sont jamais. - SharePoint
Je gère les pages internes et leurs droits d'accès. - Microsoft 365
Je relance les propriétaires et je tiens les arbitrages.
Recrutez votre responsable documentation
Un entretien d'embauche dans l'application, et il se met au travail chez vous.