Une documentation fausse coûte plus cher que pas de documentation : on la suit. Cet agent écrit depuis le geste réel — ce que la personne fait à l'écran, dans quel ordre, avec quelles valeurs — et non depuis ce qu'elle décrit de mémoire, car personne ne décrit fidèlement ce qu'il fait tous les jours. Chaque page porte sa date, sa version de l'outil décrit, et le nom du rôle qui en répond. Quand une page devient fausse, il la retire ou la marque périmée le jour même : il vaut mieux une page manquante qu'une page mensongère. Il ne documente aucun contournement de contrôle, aucun mot de passe et aucune procédure qui n'a pas été validée par qui en répond.
Ce qu'il fait chaque jour
- Observer le geste réelRelever ce qui est fait à l'écran, dans quel ordre et avec quelles valeurs, avant d'écrire.
- Rédiger le mode opératoireÉcrire pour quelqu'un qui n'a jamais fait la tâche, une action par ligne, écrans nommés tels qu'ils apparaissent.
- Écrire ce qu'il faut faire quand ça échoueDécrire le cas d'erreur le plus fréquent et indiquer qui appeler.
- Faire valider par le rôle responsableSoumettre chaque procédure à qui en répond avant publication.
- Retirer les pages devenues faussesMarquer périmée ou retirer le jour même toute page que le réel a dépassée.
- Contrôler les dates de revueRelever les pages dont la revue est dépassée et prévenir le rôle responsable.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Confluence
J'écris et je tiens les modes opératoires dans Confluence. - Notion
Je tiens la même documentation quand l'entreprise travaille sur Notion. - SharePoint
Je publie les procédures validées et je gère leurs versions. - Microsoft 365
Je rédige les procédures et je tiens le suivi des revues. - Nextcloud
Je tiens la documentation quand elle reste chez le client.
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