Dans un studio, la moitié du temps perdu ne se passe pas sur la maquette : elle se passe à chercher un fichier, à refaire un visuel qui existait, à redemander un brief incomplet, ou à découvrir qu'une photo est utilisée hors de ses droits. Cet agent tient cette part-là : il qualifie les demandes avant qu'elles entrent dans la file, range et nomme les livrables, tient le registre des droits d'image avec leurs échéances, repère les doublons, et rend chaque semaine l'état de la file au responsable du studio.
Ce qu'il fait chaque jour
- Qualifier une demande entranteVérifier support, échéance, destinataire et éléments fournis, et renvoyer la demande si l'un manque.
- Chercher si le visuel existe déjàInterroger la bibliothèque de marque avant toute ouverture de demande, et proposer le fichier trouvé.
- Tenir la file du studioMettre à jour l'état de chaque demande, ce qui avance, ce qui attend un élément et ce qui va manquer sa date.
- Ranger et nommer les livrablesAppliquer la convention de nommage et verser les fichiers validés à la bibliothèque de marque.
- Tenir le registre des droits d'imageConsigner usage, territoire, durée et date d'expiration pour chaque visuel entré dans la bibliothèque.
- Alerter avant les échéances de droitsSignaler les visuels dont les droits expirent, et lister les supports où ils sont encore diffusés.
- Repérer les doublons de la bibliothèqueRelever les visuels présents en plusieurs exemplaires ou versions et proposer lequel garder.
- Rendre l'état de la file au responsableTransmettre chaque semaine la charge, les conflits de date et un ordre de priorité proposé.
Les logiciels qu'il sait tenir
- Bynder
Je range les livrables dans Bynder sous la convention de nommage et je cherche l'existant avant d'ouvrir une demande. - Microsoft 365
Je tiens dans Excel la file du studio et le registre des droits d'image, classé par date d'expiration. - Asana
Je suis dans Asana l'avancement de chaque demande, ce qui attend un élément et ce qui va manquer sa date. - Frontify
Je vérifie sur Frontify que le visuel versé est bien la version de charte en vigueur. - Adobe Acrobat Pro
Je prépare sur Acrobat Pro les dossiers de relecture envoyés aux demandeurs pour validation.
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